디지털 전환의 물결 속에서 기업의 정보 관리 능력은 그 어느 때보다 중요한 과제가 되었다. 업무 수행의 핵심 결과물인 문서를 포함한 비정형정보를 잘 관리하고 효과적으로 활용하는 능력이 기업경쟁력을 좌우하는 중요한 요소가 되었다.
기업들은 비정형정보의 중요성이 본격적으로 부각되기 시작한 2000년 이후부터는 컨설팅을 받거나 전사적 문서관리시스템(EDMS)을 구축하는 등 이를 해결하기 위한 많은 노력을 해왔다.
그러나 방대한 양의 비정형정보를 관리하기 위해 도입한 EDMS 만으로는 현재의 복잡하고 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에 대응하기에 한계가 발생하고 있다. 문서 검색의 비효율성, 지식 관리의 미흡함, 변화에 대한 적응력 부족 등 여러 문제들이 여전히 남아 있는 것이 현실이다.
이러한 한계를 극복하고, 기업의 경쟁력을 강화하기 위해 최근 AI 기술의 도입이 여러 방향에서 논의되고 있는데 가장 기본적인 것은 거대언어모델(LLM), 검색증강 및 생성 혼합모델(RAG), 생성형 인공지능(AI) 등의 최신 AI 기술을 EDMS에 융합함으로써 업무 효율성과 지식 관리의 혁신을 꾀하는 것이다.
하지만 여기에는 반드시 선행되어야 할 전제가 있다. 기업 내부의 문서가 확고한 관리 체계 하에 잘 저장되고 있어야 한다는 점이다. 즉, AI 기술의 효과를 극대화하기 위해서는 먼저 문서 관리의 기본이 잘 갖춰져 있어야 한다.
AI 기술이 융합된 EDMS는 단순한 문서 저장소를 넘어, 기업 내 모든 문서와 데이터를 효과적으로 활용할 수 있는 플랫폼으로 발전할 수 있다. LLM과 생성형 AI는 문서 작성, 자동 요약, 정보 분석 등의 업무에서 탁월한 성능을 발휘하며, 반복적인 작업을 자동화함으로써 직원들이 보다 전략적이고 창의적인 업무에 집중할 수 있게 한다. RAG 기술은 EDMS에 저장된 방대한 문서 속에서 필요한 정보를 즉각 찾아내어 제공함으로써, 의사결정의 속도와 정확성을 높이는 데 기여한다.
특히, 이러한 AI 기반 EDMS는 지식 관리의 패러다임을 바꾸어 놓을 가능성이 크다. 기업 내 지식의 단절을 방지하고, 중요한 정보가 조직 전반에 걸쳐 신속하게 확산될 수 있도록 도울 수 있으며, 기업의 장기적인 성장과 지속 가능성을 담보하는 중요한 요소가 될 것이다.
그러나 이와 같은 혁신에는 보안 문제라는 중요한 과제가 따른다. EDMS에서는 파일암호화와 접근통제를 통해 기본적인 보안을 제공하지만, LLM이 외부 클라우드에서 운영되는 경우, 기업의 민감 정보가 외부로 유출될 위험이 있다. 이를 방지하기 위해 온프레미스(On-Premise) LLM을 도입하거나, 데이터 암호화 및 익명화 기술을 활용하는 등의 철저한 보안 대책이 마련되어야 한다. 기업의 중요한 영업비밀을 포함한 민감정보 보호와 법적 규제 준수는 AI 도입 과정에서 반드시 고려해야 할 사항이다.
결국, AI 융합 문서관리시스템은 기업의 미래 경쟁력을 좌우할 핵심 기술로 자리 잡을 것이다. 경영진은 문서관리시스템을 단순한 관리 도구로 바라보는 것을 넘어, 기업경쟁력을 강화하는 전략적 자산이자 핵심 동력으로 활용할 준비를 해야 할 것이다. AI 융합 문서관리시스템의 도입이야말로, 지속 가능한 성장을 위한 필수적인 선택이 될 것이다.
명유진 제니스에스티 대표 eugene@zenithst.com