기업 현장에서 문서는 여전히 중요한 업무의 결과물이며 법적 증빙자료라고 할 수 있다. 과학기술정보통신부에서는 이러한 문서의 신뢰성과 법적효력을 손쉽게 입증하기 위해 '공인전자문서센터'와 '전자화작업장'제도를 운영하고 있다. 특히 법적인 효력을 갖춘 문서를 공인전자문서라는 용어로 지칭해 기존의 일반적인 문서와 구분하고 있다.
공인전자문서로 인정받으려면 '전자문서 및 전자거래 기본법'에 따라 전자문서의 생성, 유통, 보관되는 모든 과정에서 안정성과 신뢰성을 확보해야 한다. 특히 종이문서를 디지털화해 법적 효력을 갖춘 전자문서로 안전하게 관리하고자 할 때에는 '전자화문서의 작성절차 및 방법에 관한 규정'을 따라야 하는데 아래와 같은 단계로 구성되어 있다.
첫째, 스캔할 대상 문서를 정리 및 분류한다.
둘째, 문서 스캔을 진행한다. 이 단계에서는 문서의 위·변조 방지를 위해 무결성과 가독성, 신뢰성을 확보해야 하므로 주로 문서 전용 스캐너가 필수적으로 사용한다.
다음 단계는 품질검사, 내용 검토, 문서 검증 및 서명 과정을 거치게 되고 마지막으로 공인전자문서센터로 전송 및 보관하게 되면서 프로세스를 완성하게 된다.
최근 스마트폰의 카메라 성능이 비약적으로 발전하면서 이를 이용해 공인전자문서 생성이 가능한 지에 대해 활발히 검토되고 있다. 관련된 전문가 및 학계에서는 스마트폰 카메라를 이용한 문서스캔 방식에 대해 다소 의견이 엇갈리고 있다.
한편에서는 일반 문서가 아닌 법적 효력을 갖춘 공인전자문서이기에 보다 신중한 접근이 필요하다는 의견이 있고, 다른 한편에서는 최근 기술 발전으로 스마트폰 카메라를 이용한 문서스캔은 충분히 활용가능하고, 이에 대한 명확한 기준만 제시한다면 원본과의 동일성 입증이라는 요구조건 역시 부합될 수 있을 것이라는 의견이 있다.
태화이노베이션 역시 이러한 흐름에 대해 공감하면서 실제 적용 가능성을 검토하기 위해 내부적으로 스마트폰을 이용해 다양한 문서를 촬영하면서 공인전자문서가 요구하는 신뢰성과 무결성을 갖추기 위해 필요한 요소에는 어떤 것이 있는지 테스트했다. 특히 스마트폰의 고성능 카메라를 충분히 활용해 종이 문서라는 매체의 특성을 충실히 담아내고 원본과 얼마나 유사하지 여부를 중점적으로 검토했다.
일단 잠정적인 검토 결과는 공인전자문서 생성 전용 스마트폰 애플리케이션(앱)이 필요할 것으로 판단된다. 전용 앱의 주요 기능으로는 종이원본과 최대한 유사한 특징을 잡아낼 수 있도록 엄격한 촬영기준을 적용할 수 있어야 하고 생성된 문서는 전자화작업장의 시스템과 연동되어 검수 등의 검증 절차를 기존 방식과 같이 수행 가능해, 문서의 신뢰성과 무결성에 대해서도 보장할 수 있어야 할 것이다. 그리고 기존 문서 전용 스캐너 대비 스마트폰 문서스캔의 부가적인 장점도 고려해 봤는데 우선 스캔을 위한 물리적 장소 등 환경적인 요소에서 자유롭고, 스캔 대상 문서 역시 크기에 상관없이 촬영이 가능할 것으로 생각된다.
이처럼 기술의 발전에 따라 공인전자문서제도에도 입력장치의 범위가 넓어져야 한다고 생각되며, 해당 제도를 관리하는 부처 및 전담기관에서도 본격적인 디지털 시대를 대비하기 위해 신기술 수용을 위한 적극적인 검토를 해야 할 시점이라고 생각한다.
이웅철 태화이노베이션 대표 uclee@taehwainno.com