협업툴 시장은 원격 근무와 하이브리드 근무가 표준으로 자리 잡으며 급속히 성장했다. 팬데믹 이후 다양한 산업에서 디지털 협업이 중요해졌으며, 이를 지원하기 위해 기업들은 프로젝트 관리와 일정 조율에 특화된 다양한 툴을 적극 도입하고 있다.
슬랙(Slack), 구글 웍스페이스(Google Workspace), 몬데이닷컴(Monday.com) 등과 같은 플랫폼의 사용이 빠르게 증가하고 있으며, 이들 툴은 실시간 커뮤니케이션과 파일 공유 기능을 통해 팀워크를 강화하는 역할을 한다. 또한 사용자 경험(UX) 개선과 클라우드 기반 솔루션이 보편화되면서 인공지능 기반의 자동화 기능이 추가되어 협업툴의 가치를 한층 높이고 있다.
시간 절약형 도구이자 올인원 협업툴 '써팀(SirTEAM)'은 메일, 메신저, 캘린더, 워크플로우, 드라이브, 게시판, 주소록 등으로 구성된 서비스다. 써팀은 내/외부 구성원과의 정확한 소통을 위한 메일과 실시간 의사소통으로 업무를 빠르게 지원하는 메신저, 조직도 기반으로 일정 공유와 협업이 가능한 캘린더, 프로젝트 생성 및 구성원 업무 관리가 가능한 워크플로우 기능을 함께 제공한다.
① 올인원 협업툴
써팀은 별도의 설치 없이 로그인만 하면 언제 어디서나 사용할 수 있다. 타사의 솔루션의 경우 메신저를 별도 설치하거나 메일, 캘린더 등 기타 협업 기능 사용 시 여러 탭을 켜놓게 되면 페이지 전환 시간이 발생해 번거로움을 준다. 써팀은 하나의 사이트에서 메일, 메신저, 캘린더, 워크플로우 등 업무에 필요한 모든 기능을 이용할 수 있다. 기능 연결로 모든 자료를 한눈에 파악할 수 있어 담당자 부재 또는 인수인계 시 업무의 연속성을 확보할 수 있다.
② 보안성/안정성/연동성
크리니티가 26년 동안 메일 협업과 메일 보안 사업을 통해 다져온 차별화된 기술력과 노하우를 담은 기업 전용 SaaS 클라우드 서비스 써팀은 클라우드 기반으로 웹 뿐 아니라 모바일 앱을 통해서도 언제 어디서든 업무 관리가 가능하다.
써팀 메일의 경우 메일보안 국제표준기술(SPF, DKIM, DMARC) 탑재 및 자체 개발 특허 기술로 구현한 스팸 차단 서비스를 지원한다. 강력한 보안성을 바탕으로 보안에 민감한 기업도 안심하고 사용할 수 있다.
써팀은 구글 캘린더 및 구글 드라이브와 연동되어 있어 공동 편집이 가능하고, 업무 일정 및 파일 공유가 용이하다. 다양한 서비스에 흩어진 일정/문서를 하나로 모아 써팀에서 관리할 수 있어 업무 효율을 높일 수 있다.
③ 사용자 경험 증대
써팀의 각 기능들은 사용자 경험에 초점을 맞춰 구성되어 있다. 특히, 메신저의 경우 메일과 메신저를 함께 사용할 수 있는 임베디드 방식으로 구성되어 있다. 드래그 앤 드롭(Drag&Drop)으로 업무 메일을 메신저로 바로 공유할 수 있어 즉각적인 소통과 빠른 의사결정이 가능하다.
또, 파일 공유부터 프로젝트 관리 및 작업 할당에 이르기까지 워크플로우를 통해 불필요한 업무를 줄이고 중요한 일에 집중할 수 있게 한다. 협업이 가능한 워크플로우는 간트차트를 통해 업무 진척도 확인 및 업무별, 프로젝트별 목표 설정과 함께 성과 관리도 할 수 있다.
마지막으로, 조직도 기반의 캘린더를 통해 전사 일정 공유 및 타 부서와의 원만한 커뮤니케이션도 가능하다. 회의 일정 등록 시 참석자들의 일정 조회가 가능해 구성원들의 연차, 외근 등의 업무 일정을 일일이 확인하지 않아도 된다. 특히 대퇴사 및 대이직 시대에 따라 중요한 정보와 프로젝트 인수인계를 체계적으로 관리할 수 있어 새로운 팀원들도 빠르게 업무에 적응할 수 있다.
써팀은 다양한 산업의 주요 협회와 기업에서 업무 효율성을 높이기 위한 필수 협업툴로 사용되고 있다. 협회에서는 IT업계 내 협업과 소통을 촉진하는 데 써팀을 활용하고 있다. 협회의 업무 특성상 실시간 소통과 다수 프로젝트 진행이 필수적인데, 써팀의 통합 메신저와 프로젝트 관리 기능을 통해 각각의 작업 상태를 쉽게 파악하고 효율적으로 조율할 수 있다. 또한, 메일과 메신저를 결합한 써팀의 특성 덕분에 중요한 소식을 실시간으로 팀원들과 공유하여 빠른 의사결정을 가능하게 한다.
이 외에도 프로젝트 기반의 다수 기업 회원을 대상으로 서비스하는 과정에서, 다양한 프로젝트의 업무 할당과 파일 공유에 써팀을 적극적으로 사용하고 있다. 특히, 프로젝트 별 간트차트를 활용하여 각 업무의 진척도를 손쉽게 관리하며, 협업이 필요한 다수의 기업과 원활히 커뮤니케이션 할 수 있어 시간과 자원을 절감하는 데 도움이 된다는 평이다.
기업에서는 써팀의 워크플로우 기능을 통해 주요 업무 과정을 시각화하고, 필요한 작업을 명확히 배정하여 팀원들의 업무 집중도를 높이고 있다. 써팀의 캘린더 기능은 전사적인 일정 공유를 용이하게 하고, 참석자의 일정 조회가 가능해 불필요한 조율 시간을 줄이며 효율적인 회의 진행을 지원한다. 또한, 직무 간 인수인계가 체계적이고 신속히 이루어져 대규모의 인력 이동에도 정보 손실 없이 업무를 이어갈 수 있다.
게다가, 중소기업의 경우 업무 프로세스에 따른 내부 소통이 중요하며, 직원의 중도 퇴사 시 거래처나 고객과의 업무 내용에 대한 인수인계가 필요하다. 써팀의 공유 메일함이나 사내 메신저는 이런 문제점을 해결한다.
이처럼 업무 특성상 외부와 메일을 주고받고 이 내용을 통해 내부에서 의사결정을 해야할 때 써팀은 메일, 메신저를 드래그 앤 드롭으로 쉽게 공유하여 빠른 의사결정을 할 수 있어 업무 효율을 높인다. 이 외에도 담당자들의 일정을 캘린더로 미리 확인할 수 있어, 주요 미팅이나 외근 시 담당자들의 일정을 일일이 체크할 필요없이 캘린더를 통해 즉시 확인할 수 있다. 써팀을 통해 불필요한 업무 시간은 줄이고 핵심 업무에 집중하여 업무 생산성을 향상시킬 수 있다.
써팀을 도입하면 기업은 데이터 자산화를 통해 효율적인 업무 환경을 구축할 수 있다. 특히 중소기업에서 장기 출장이나 직원 퇴사 시 발생하는 인수인계 문제를 해결하는 데 유용하다. 써팀의 공유 메일함은 업무 메일을 중앙에서 파악할 수 있도록 하며, 메일 게시판 공유 기능으로 고객사별 주요 메일을 쉽게 확인할 수 있다. 또한, 직원 퇴사 시 흩어진 자료를 찾을 필요 없이, 한곳에서 주요 문서, 연락처 등을 파악할 수 있어 업무 연속성과 몰입도를 높일 수 있다.
써팀은 향후 사용자 편의성을 강화하기 위해 다양한 기능을 추가할 계획이다. 위키 기능을 통해 지식 공유와 문서화를 지원하고, 투두(To-Do) 기능으로 개인과 팀의 할 일 관리를 간소화할 예정이다. 또, 기존 워크플로우에 테이블, 간트차트 형식 외에도 작업을 시각화해 업무를 효율적으로 관리할 수 있는 칸반도 추가 개발 중이다.
또한 최근 몇 년 동안 자연어 처리 분야에서 큰 주목을 받고 있는 LLM(Large language model) 기술을 도입해 편의성을 높이고 업무 생산성을 향상시킬 계획이다. 이를 통한 자동 주간 보고서 제공, 중요 메일 요약 안내, 차주 투두 알림, 일정 자동 등록 등 대시보드로 업무 진행 상황을 쉽게 파악해 효율적인 업무 관리를 지원할 예정이다.
[알림] '전자신문인터넷'과 'GTT KOREA'가 공동으로 주최하는 “NSWS(Next Smart Work Summit) 2024”에서는 글로벌 스마트워크 솔루션 선도 기업들이 참여하여 최신 기술과 시장 동향, 그리고 기업이 당면한 문제의 해결 방안을 심도 있게 다룰 예정이다. 이번 서밋에서는 AI와 스마트워크를 활용한 혁신적인 업무 환경 구축 및 활용 전략 공유와 함께 전시 부스를 통해 기업에 필요한 다양한 스마트워크 활용법을 구체적으로 체험해 볼 수 있는 장도 마련된다.
유은정 기자 judy6956@etnews.com