AI 트랜스포메이션은 업무 방식의 효율성을 크게 향상시켰다. AI를 통해 정보 수집 및 검토 시간이 단축되며, 초안 작성이 6분으로 줄어드는 등 시간 절감 효과를 제공한다. 마이크로소프트 코파일럿(Microsoft Copilot) 도입 후 사용자 중 70%가 생산성이 향상되었다고 보고했으며, 신입 직원의 온보딩 시간이 30% 감소했다. 이러한 변화는 기업이 생산성 증대와 비용 절감을 동시에 달성하는 데 기여한다.
조사에 의하면 마이크로소프트 365 코파일럿(Microsoft 365 Copilot)이 개인과 조직의 업무 능률을 크게 높인 것으로 나타났다. 사용자들은 코파일럿으로 인해 업무 품질이 68% 개선되었고, EAP 프로그램의 고객 77%는 코파일럿 사용을 중단하고 싶지 않다고 응답했다. 또한 하루 평균 업무 시간을 15~30분 절약하는 사례가 보고되었으며, 고객 대응 시간은 20~30% 단축되었다. 이러한 수치는 코파일럿이 생산성 향상과 운영 효율화에 기여하고 있음을 시사한다.
마이크로소프트 365 코파일럿은 업무 환경을 혁신하고 사용자 생산성을 대폭 증대시키기 위한 강력한 AI 도구이다. 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩, 팀즈 등 마이크로소프트 365 앱에 깊이 통합되어 자연어 기반 명령을 통해 다양한 업무를 지원하며, 사용자의 업무 방식을 변화시킨다.
① 자연어 기반의 생산성 지원
마이크로소프트 365 코파일럿은 사용자의 자연어 명령을 이해하고 작업을 수행한다. 예를 들어, 워드에서 보고서 초안을 작성하거나 엑셀에서 데이터를 분석할 때, 사용자는 복잡한 수식이나 매뉴얼 없이도 간단히 명령을 내릴 수 있다. “프로젝트 보고서를 요약해줘”, “지난 분기의 매출 데이터를 차트로 그려줘”와 같은 요청에 코파일럿은 실시간으로 응답하며, 사용자 요구에 따라 결과를 즉시 제공하여 작업의 속도를 높인다.
② 개인화된 업무 지원
마이크로소프트 그래프(Microsoft Graph)와 연동되어 사용자의 업무 패턴, 일정, 문서 등과 같은 데이터를 활용해 개인화된 지원을 제공한다. 사용자의 일정에 따라 미팅 요약을 생성하고 관련 자료를 자동으로 수집하거나, 개인의 작업 스타일에 맞는 제안을 제공함으로써 생산성과 효율성을 향상시킨다. 이는 마이크로소프트 365 코파일럿이 단순한 도구 이상의 역할을 하며, 사용자의 업무 특성과 문맥을 이해하는 '지능형' 지원 시스템이라는 점에서 차별화된다.
③ 엑셀과 파워포인트에서의 고급 데이터 처리 및 시각화
엑셀에서 데이터 통찰력을 제공하여 분석과 시각화를 자동으로 수행한다. 데이터 입력과 분석 과정에서 복잡한 수식을 요구하지 않고, 간단한 명령으로 통계 요약이나 데이터 예측을 실행한다. 파워포인트에서는 문서를 기반으로 발표 자료를 자동 생성하거나 기존 프레젠테이션의 디자인과 내용 최적화를 지원하여 사용자들이 보다 효율적으로 메시지를 전달할 수 있도록 돕는다.
④ 협업 기능의 강화
팀즈에서의 마이크로소프트 365 코파일럿은 회의 중에 중요한 발언을 요약하고, 주요 할 일과 후속 조치를 정리하여 팀원들에게 공유한다. 이는 회의 후 필요한 정리 작업을 최소화하고, 모든 구성원이 중요한 정보에 접근할 수 있도록 돕다. 또한, 이메일 관리에서는 코파일럿이 받은 메일의 주요 내용을 파악하고 관련 자료를 기반으로 회신 초안을 제안함으로써, 수신자와의 소통을 간소화한다.
⑤ 보안 및 프라이버시
마이크로소프트 365 코파일럿은 사용자의 데이터를 외부에 노출시키지 않으며, 기업 보안 및 개인 정보 보호 정책을 준수한다. 사용자의 업무 데이터를 학습에 사용하지 않도록 설계되어 있으며, 보안과 컴플라이언스 정책을 엄격히 적용하여 안전한 환경을 제공한다. 이러한 특성은 기업들이 AI 도구 도입 시 가장 우려하는 데이터 보안 문제를 해결하며, 신뢰할 수 있는 환경을 보장한다.
⑥ 코파일럿 스튜디오를 통한 사용자 정의
코파일럿 스튜디오는 조직의 특정 요구에 맞게 마이크로소프트 365 코파일럿을 확장할 수 있도록 지원하는 플랫폼이다. 이를 통해 사용자는 맞춤형 AI 에이전트를 구축할 수 있으며, 사내 데이터 및 타사 애플리케이션과 통합하여 필요한 워크플로우를 설계할 수 있다. 이로써 조직은 자사의 고유한 필요에 맞춘 효율적인 솔루션을 쉽게 구현할 수 있다.
⑦ 시간 절약과 생산성 향상
마이크로소프트 조사에 따르면 마이크로소프트 365 코파일럿을 사용한 고객들은 하루 평균 15~30분의 시간을 절약하며, 업무 품질이 68% 향상되었다고 응답했다. 이는 단순히 시간을 줄이는 것뿐만 아니라, 사용자가 더 창의적이고 고차원적인 업무에 집중할 수 있는 기회를 제공하여 조직의 전체적인 생산성을 크게 높인다.
⑧ 비용 효율성과 ROI 증대
마이크로소프트 365 코파일럿 도입 기업의 총운영비는 7.8%에서 8.45% 감소했으며, 신입 직원의 온보딩 시간은 30% 줄었다. 이러한 수치는 코파일럿이 조직에 경제적 가치를 가져다주며, 신제품 및 서비스 개발 속도를 높이고 운영 효율을 극대화할 수 있는 점을 보여줍니다. 포레스터(Forrester)의 조사에 따르면, 마이크로소프트 365 코파일럿을 도입한 기업의 ROI는 최대 457%에 달하는 것으로 나타났다.
⑨ 업무 자동화와 반복 작업 경감
마이크로소프트 365 코파일럿은 반복적인 작업을 자동화하여 사용자의 업무 부담을 줄인다. 문서 작성, 회의 요약, 데이터 처리와 같은 작업을 자동으로 수행하며, 사용자는 더 창의적이고 전략적인 활동에 집중할 수 있게 된다. 이로 인해 조직은 전반적인 생산성을 향상시키고, 리소스를 보다 효율적으로 활용할 수 있다.
⑩ 마이크로소프트 비바와 통합
마이크로소프트 365 코파일럿은 마이크로소프트 비바(Microsoft Viva)와 연동돼 직원의 웰빙과 성장을 지원한다. 코파일럿은 사용자들의 생산성 데이터를 분석하여 직무 만족도와 워라밸(일과 삶의 균형)을 개선할 수 있는 전략을 제시한다. 이는 조직 문화와 개인의 업무 만족도를 함께 고려하는 접근법으로, 전반적인 조직 성과를 높이는 데 중요한 역할을 한다.
마이크로소프트 365 코파일럿은 단순한 AI 도구를 넘어 사용자의 창의성, 생산성, 협업을 강화하는 혁신적인 솔루션이다. 이를 통해 사용자는 반복적인 작업에서 벗어나 보다 높은 가치를 창출하는 업무에 집중할 수 있으며, 조직은 변화하는 비즈니스 환경에 빠르게 적응하고 경쟁력을 확보할 수 있다.
에어 인디아(Air India)는 마이크로소프트 코파일럿을 활용해 방대한 데이터를 요약하고 중요한 정보를 신속하게 파악하여 업무 생산성을 높였다. 예를 들어, 20~50페이지 분량의 문서들을 코파일럿으로 요약해 약 45분의 시간을 절약하였다. 이를 통해 고객 서비스와 운영 성과 개선에 크게 기여하였다.
글로벌 헬스케어 기업 바이엘(Bayer)은 코파일럿을 활용해 업무일 중 15~30분의 시간을 절약하고, 협업 효율성을 높였다. 특히, 코파일럿 도입 후 개인 업무의 품질 향상과 직속 보고자와의 협력 증가 효과가 나타났으며, 방해받지 않는 업무 시간을 18% 증가시켰다.
웰리니어스(Wallenius)는 코파일럿 대시보드를 통해 조직 내 코파일럿의 활용도를 측정하고 시간 효율성을 관리하며, 가장 효과적인 기능을 파악하였다. 코파일럿 사용자는 주당 최소 1.2시간의 업무 절감을 경험했으며, 77%의 평균 활성 사용률을 기록하였다. 이를 통해 코파일럿의 도입 효과를 정량화하고 최적화된 운영 방안을 찾았다.
유은정 기자 judy6956@etnews.com