[테크리포트]스마트워크 위한 '슬기로운' 협업툴

코로나19 팬데믹으로 비대면 시대를 맞아 많은 기업이 시공간 제약에서 벗어나 노동생산성을 높이며 편리하고 효율적인 업무환경을 구현하는 '스마트워크'로 전환하고 있다. 지난해 한국지능정보사회진흥원(NIA)이 실시한 스마트워크 실태조사에 따르면 재택근무는 2017년 17%에서 2020년 38.8%로 3년 새 약 128%가 증가했다. 영상회의, 업무용 메신저 사용, 유연 좌석제를 지칭하는 '스마트 오피스' 도입은 2017년 63.4%에서 75.9%로 약 20% 증가했다.

스마트 오피스 도입 증가로 스마트워크를 구현하는 '협업 툴' 수요도 높아졌다. 협업툴은 서비스형 소프트웨어(SaaS) 클라우드 서비스를 기반으로 팀 커뮤니케이션, 업무와 스케줄 관리, 파일 공유, 프로젝트 관리 서비스 등 근로자들의 원활한 업무를 돕는 플랫폼 서비스다.

이향선 전자신문인터넷기자 hyanseon.lee@etnews.com

◇변화하는 업무 환경 '협업툴' 필수

아직도 많은 기업이 공과 사가 분리되지 않는 개인용 메신저 사용, 업무 활용에 어려운 그룹웨어 사용, 문서 유출에 취약하고 협업 시 불편한 문서 공유, 업무 협업에 필요한 일원화된 솔루션이 없는 사례가 많다. 기업은 코로나19 팬데믹의 빠른 종식을 기대하면서 사무실 복귀를 준비하는 동시에 재택근무를 병행하는 직원을 관리해야 한다. 여러 환경에서 일하는 직원이 물리적으로 떨어져 있는 상황에서 효율적이며 안전한 협업 환경 구축이 필수가 됐다.

협업 툴은 산업 분야를 막론하고 기업 업무 생산성과 협업 효율성을 높이고 있다. 본사와 지사, 물류센터 간 모든 비용 결재와 행정 업무를 협업 툴 플랫폼 하나로 처리하며 물리적 거리 개념을 완전히 없애고 소비자 요청사항, 결제 정보, 주문 내역 등을 전 직원이 실시간으로 공유, 대응해 시간도 단축한다.

◇기업 맞춤형 '네이버클라우드 포 스마트워크'

많은 협업 툴이 시장에서 각축전을 벌이는 가운데 올해 초 네이버클라우드가 선보인 '네이버클라우드 포 스마트워크'가 주목받고 있다. 네이버클라우드 포 스마트워크는 네이버웍스, 워크플레이스, 워크박스로 구성됐으며 기업 협업에 필요한 모든 기능을 제공하는 올인원 서비스다.

네이버웍스는 업무용 메신저를 중심으로 메일, 캘린더, 주소록, 드라이브, 할 일, 설문, 홈 등 업무에 필요한 다양한 기능을 PC 웹뿐만 아니라 PC 앱과 모바일 앱에 통합 제공한다. 특히 회사 이름으로 된 메일 주소로 메일 작성과 수신 메일 확인, 동료들과 실시간 커뮤니케이션, 업무 파일 공유와 관리, 회의 예약 및 업무 일정 관리 등 모든 작업을 하나의 서비스에서 진행할 수 있다. 내가 할 일과 내가 동료에게 요청한 업무의 기한과 진행 현황을 한눈에 파악할 수 있다.

워크플레이스는 각 기업 환경에 맞춰 전자결재·인사·근태·회계·비용 등 회사 여러 업무 서식을 통합 처리할 수 있는 서비스형 소프트웨어(SaaS)다. 처리된 결재 문서에 따라 업무가 자동으로 처리되고 조직도 기반 사원 정보 관리와 인사 발령, 조직 개편, 증명서 발급 등 편리한 인사 관리가 가능하다. 대시보드를 통해 자금 흐름을 파악하고 경비는 전자결재와 연동돼 자동 처리된다. 법인카드 거래내역이 자동으로 스크래핑되고 연차, 부재 일정, 휴가 확인 및 출퇴근 기록, 의무 근로준수 여부 관리가 가능하다.

워크박스는 기업용 클라우드 파일 공유 서비스로 권한 설정, 구성원·그룹 관리, 구성원 디바이스 관리, 파일·네트워크 보안 설정 등 여러 기능으로 안전하게 자료를 공유한다. 웹 페이지, PC 앱, 모바일 앱에서 파일 업로드와 다운로드가 가능하며 업로드 가능한 파일 확장자 및 접근 차단 국가를 설정해 보안 사고 예방 및 접근 가능한 IP 대역을 설정할 수 있다.

네이버클라우드 포 스마트워크는 언제 어디서나 ID하나로 업무가 가능하고 사내 의사소통을 일원화해 생산성과 효율성을 높인다. 네이버·라인과 사용자경험(UX)·사용자환경(UI)이 비슷해 별도 교육 없이도 누구나 쉽게 적용할 수 있다. 서로 다른 사내 업무 방침도 유연하게 적용할 수 있고 조직구조에 따른 워크플로도 자유롭게 생성해 기업에 최적화됐다. ISMS-P, CSAP 인증을 받은 네이버 클라우드 플랫폼 기반으로 데이터를 강력하고 안전하게 보호해 정보 유출을 방지할 수 있고 강력한 보안을 유지한다.

◇여러 산업에서 도입 활발

스마트워크 필요성이 전 산업에서 증가하고 있어 네이버클라우드 포 스마트워크도 다양한 산업에서 활발하게 도입되고 있다. 온라인 마케팅, 세일즈 전문 기업인 쿨앤쿨은 자체 물류센터를 보유하고 있는 온라인 비즈니스 기업이다. 본사에서는 하루 수십 개 온라인 마케팅 프로모션이 이루어지고, 물류센터에서는 각 프로모션에 맞게 인력 배치, 자재 준비 등이 이뤄지고 있다. 이에 본사-물류센터 간 원활한 비대면 업무환경이 필요했다.

쿨앤쿨은 네이버웍스를 전사에 도입했다. 도입 이전에는 본사에서 전화로 업무 내용을 전달하고 물류센터에서 메모하며 업무를 공유하다 보니 업무 기록과 부서 간 공유가 어려웠다. 원활한 외부 협업을 위해 도입했으며 본사 업무, 물류센터 업무를 누가, 언제, 어떤 내용으로 진행·완료했는지 하나의 플랫폼 내에서 확인할 수 있어 효율적인 업무가 가능해졌다.

마케팅 커뮤니케이션 서비스 기업 포스트 커뮤니케이션즈는 직원 절반 이상이 고객사 미팅, 행사·이벤트에 참석하는 등 비대면 업무 비중이 높은 기업이다. 원활한 업무 공유를 위해 메일 서버를 구축하는 방법을 고려했지만 비용이 높았다. 합리적 비용으로 직원에게 익숙한 업무 환경 구축을 위해 네이버웍스를 도입했다.

도입 결과 외근 시 노트북 없이도 모바일 앱을 이용한 원격 근무가 가능해졌다. 스마트폰을 통해 실시간으로 메일을 전송하고 파일 공유 시 드라이브에 저장된 파일을 바로 메일로 전달하는 등 업무 대응 속도가 빨라졌다. 부서 업무 공유가 원활해져 협업 시너지 효과가 높아졌고 아카이빙 기능을 통해 모든 증빙 서류를 관리해 업무 보안성이 높아졌다.

◇클라우드 MSP 디딤365가 제안하는 협업툴 도입 전략

국내 스마트워크 도입률 현황을 살펴보면 공기업(31%), 외국계 기업(28%), 대기업(24%)에 비해 중소기업(13%)은 현저히 낮다. 중소기업이 느끼는 비용 부담감, 근무 관리상 어려움, 새로운 기술 도입에 대한 두려움 등이 꼽힌다. 따라서 협업 툴 도입을 위한 전문 컨설팅 및 교육지원은 필수다. 지난해 중소기업중앙회가 실시한 중소기업 스마트워크 구축 현황조사(복수 응답)에 따르면 협업툴 도입에 필요한 지원 유형에서 컨설팅 지원(47.2%)과 스마트워크 교육 지원(31.9%) 등이 큰 비중을 차지했다. 각 기업에 최적화된 체계적 협업 툴 도입 전략이 어느 때보다 절실한 상황이다.

클라우드 기반 협업 툴을 성공적으로 도입하려면 전문 기술력과 고객 지원 서비스를 잘 갖춘 전문 파트너가 필요하다. 디딤365는 네이버클라우드 최고 등급 파트너로 클라우드 분야에서 오랜 기술력을 쌓았으며, 네이버클라우드 스마트워크로 기업 하이브리드 업무환경을 위한 효율적인 스마트워크 환경을 구축하고 있다.

디딤365는 기업이 협업 툴을 도입할 때 △업무용 메신저 지원 여부 △전 산업 분야에 적용 가능한 편리한 그룹웨어 △강력한 보안 및 업무 연속성 유지 서비스와 연계 가능한 통합형 솔루션 △협업툴 도입 컨설팅 및 교육 지원 여부를 살펴봐야 한다고 조언한다.

디딤365는 클라우드 기반의 스마트워크 협업 솔루션을 도입하려는 기업을 위해 ①초기 환경 구축 ②기존 시스템 연계 ③사용법 교육 ④사용 중 문제해결을 위한 지원요청 과정에 대한 전략을 함께 세운다. 여기에 클라우드를 기반으로 팀 커뮤니케이션, 업무 및 스케줄 관리, 파일 공유, 프로젝트 관리 서비스 등이 제공돼야 하므로 클라우드에 대한 이해도를 높이고 노하우도 공유하고 있다.

기업 요구사항과 사내 업무 현황을 분석해 도입 컨설팅을 진행하며 이 과정에서 기존 사용하던 전사자원관리(ERP) 연동 가능 여부, 애드온 가능한 상품을 추천해 기업에 최적화된 스마트워크 환경 구축을 지원한다. 도입 후 사용 매뉴얼 및 학습 영상으로 사용법 학습이 가능하며 필요할 때 디딤365의 컨설턴트가 유·무료 방문 교육도 진행한다. 자체 전문 콘택트센터, 시스템 운영센터를 통해 고객사 커스터마이징 요구사항 분석 및 개선, 마이그레이션 요구사항 파악 및 적용, 사용 관련 이슈 초동 대응, 서비스 기능개선을 위한 고객사 요구사항 수렴 등 네이버클라우드 스마트워크 도입을 위한 업무를 총체 지원한다.

기업 협업툴 도입에는 업무전용 커뮤니케이션, 모바일 워크 스페이스, 쉽고 빠른 의사결정 솔루션, 강화된 보안 조치가 핵심 요소다. 그러나 전문 기술력을 갖춘 파트너와 함께 할 때 기업과 직원 그리고 고객들의 업무효율과 만족도가 높아질 수 있다.