갈수록 사용이 늘어나는 키폰시스템의 기능을 제대로 활용하는 사람은 드물다. 그러나 키폰시스템의 기능을 제대로 알면 우선 업무를 효율적으로 처리하고 경제적인 생활을 유지할 수 있다.
관공서.금융권.일반사무실등 많은 통신회선을 사용하는 곳에서 회선이용의 효율성을 높이고 인건비를 절감하기 위해 널리 사용하는 키폰시스템은 사설 교환기나 일반 전화기에 비해 편리한 여러가지 기능을 가지고 있다.
그러나 전화기의 모든 기능을 제대로 활용하고 있는 일반가정이 드물 듯이 키폰시스템의 특징 및 기능을 완벽하게 숙지하고 이용하는 사용자들은 그렇게 많지 않은 실정이다.
특히 최근에는 키폰시스템을 도입할 때 설치비용을 줄이기 위해 키폰전용 전화기뿐만 아니라 일반전화기도 연결해 사용할 수 있는 하이브리드형 키폰시 스템을 설치하는 경우가 많아 키폰시스템만이 가지고 있는 특장점을 충분히 활용하지 못하는 사례가 많은 것으로 지적되고 있다.
물론 투자비용과 업무의 효율성 제고를 고려할때 키폰시스템 설치시 모든 단말기를 키폰전용 전화기로 구입할 필요는 없는 것이 사실이다.
하지만 키폰시스템을 도입하는 목적이 회선이용의 효율성을 극대화하는 것과함께 사용자들의 편리성을 도모하기 위한 것이라면 키폰시스템의 기능을 1백 % 이용할 수 있는 키폰전용 전화기를 구입하는 것이 필요하다.
또한 키폰시스템 생산업체들은 제품제작과 판매시 사용자가 수십가지가 넘는키폰시스템의 고유기능을 보다 쉽고 편리하게 사용할 수 있도록 사용방법을 단순화시키는 한편 제품사용설명서를 이해하기 쉽도록 제작해야만 할 것으로지적되고 있다.
키폰시스템을 통해 이용할 수 있는 주요기능은 다음과 같다.
1. 중역.비서 기능-중역.비서를 한쌍으로 지정하여 외부로부터 전화가 걸려왔을 경우 비서가 응답하여 중역버튼을 한번 누름으로써 중역에게 간단하게연결해 줄 수 있는 기능.
2. 자동 주.야간 모드 변경기능-업무시작 시각과 종료시각을 지정해 놓으면별도의 조작없이 자동으로 업무시간외에는 경비실등과 같은 지정된 장소로 외부전화가 연결될 수 있도록 하는 기능.
3. 통화대기 기능-호출한 내선이 사용중일 때 통화중 음을 듣는 상태에서 통화대기 버튼을 눌러 상대방 내선에 주기적으로 오프-후크 링을 울려 지금 자신에게 통화대기 중인 신호가 있다는 것을 알려주는 기능4. 서비스 등급기능 -내선마다 각각의 등급을 부여하여 국선통화나 각종 기능의 사용을 허용 또는 제한할 수 있는 기능.
5. 회의기능-여러 가입자와 동시에 통화할 수 있는 기능으로 회의 주재자를 포함해 최대 6인의 동시 통화가 가능하다.
6. DID기능-외부 국선 가입자가 DID국선을 이용하여 시스템내의 내선 가입자 를 직접 호출할 수 있는 기능.
7. SMDR기능-사용자가 국선통화를 종료할 때 국선통화에 대한 자세한 정보, 즉 국선번호.통화시간등을 프린터로 출력함으로써 사용자의 국선통화를 효율 적으로 관리할 수 있도록 하는 기능.
8. 내선그룹 기능-각 내선을 조직이나 부서의 성격에 따라 특정 내선그룹에 포함시키고 각 내선그룹마다 대표전화번호를 할당하여 내선 호출시 대표전화 번호를 누르는 것으로 원하는 조직이나 부서에 속한 내선 가입자와 통화할 수 있는 기능.
9. 내선간 통화제어 기능-내선간의 통화를 제한하는 기능으로 호텔.모텔등에 서 효율적으로 활용할 수 있는 기능이다.
10. 공동 단축 다이얼 기능-여러 가입자가 공동으로 빈번하게 사용하는 외부전화번호를 미리 시스템에 저장해 두었다가 원터치 버튼을 사용하거나 단축 번호를 누르는 것으로 간편하게 외부 가입자와 통화할 수 있는 기능.
11. 약속 알림 기능-약속, 회의시간등을 전화기 프로그램을 이용하여 미리 기억시켜 놓으면 원하는 시간에 경고음과 함께 메시지를 LCD에 표시해줌으로써 중요한 약속들을 잊지 않도록 알려주는 기능.
12. 착신전환 기능-자신에게 착신되는 신호를 상황에 따라 다른 내선으로 착신전환할 수 있는 기능.
13. 메모 기능-국선과 통화중 상대방의 전화번호를 메모할 수 있는 기능으로 통화 종료후 메모한 전화번호를 확인해 볼 수 있다.
14. 방송기능-다른 내선의 스피커와 외부 스피커를 통해 방송을 할 수 있는기능으로 여러 사람에게 동일한 메시지를 전달할 때 편리하게 이용할 수 있다. 15. 도어폰 정합 기능-도어폰과 키폰시스템을 연결해 내선 가입자가 문을 열수 있게 하는 기능으로 보안을 요구하는 곳에서 유용하게 이용할 수 있는 기능이다. 16. 내선번호 변경기능-내선 번호를 2자리에서 4자리까지 자유롭게 변경하여 사용할 수 있는 기능.
17. 메시지 대기기능-전화를 받지 않는 내선 가입자에게 메시지를 남길 수있는 기능.
18. 타통화 참여 기능-긴급한 용무가 있을 경우 다른 내선통화에 참여해 메시지를 전달할 수 있도록 하는 기능.
19. 통화예약기능-통화중인 국선 또는 내선을 예약하여 상대방의 통화가 끝나면 자동으로 연결되는 기능.
20. 테난트 서비스 기능-키폰시스템을 2개의 테난트그룹으로 나누어 각 그룹 에 속한 가입자는 각각의 독립된 키폰시스템을 사용하고 있는 것처럼 동작하게 하는 기능으로 테난트그룹마다 전화번호 체계를 다르게 할 수 있다.
이 밖에도 여러 가지 기능을 갖고 있는 키폰시스템을 좀더 편리하게 사용하고자 할 경우에는 지난해 키폰시스템 생산업체들이 잇달아 선보인 키폰용 부가장비를 이용하면 된다.
키폰용 부가장비를 추가로 설치했을 때 이용할 수 있는 주요 기능은 다음과같다. 1. 전화사서함기능-개인별로 음성사서함을 할당하여 부재시나 전화를 받을수 없을 때 이용하면 편리한 기능이다.
2. 오디오텍스 기능-회사홍보, 상품안내, 전화번호 및 업무안내등을 녹음하여 외부고객이나 사내 사원들에게 홍보할 수 있다.
3. 자동무인 접수기능-외부에서 전화가 걸려왔을 때 이를 직접 무인자동 응대하여 발신자가 전하는 내용을 녹음할 수 있는 기능으로 관공서의 민원접수 각종 여론조사등에 활용할 수 있다.