한국상사는 매출이 매년 2백%씩 성장하는 유망 중견기업체다. 올해도 매출 액이 지난해보다 두배 늘어나 3백억원을 무난히 넘을 것으로 전망된다.
이같은 고속성장의 비결은 다름아닌 작은 사무실 경영. 불필요한 부서나 조직을 과감하게 없애고 사내 전산화를 통해 모든 결재문서와 보고서를 컴퓨터 로 처리하고 있다. 특히 지난해 도입한 그룹웨어(GroupWare)는 작은 사무실 경영의 핵심요소다.
그룹웨어란 PC를 네트워크로 연결해 각종 프로그램과 방대한 인적자원을 공유할 수 있는 환경을 만들어 주는 운용체계 수준의 응용SW이다.
그룹웨어가 도입되면서 가장 먼저 달라진 점은 책상마다 산더미처럼 쌓여있던 관련문서와 자료, 개인서류, 보고서 등이 모두 사라졌다는 점이다.
모든 문서나 보고서를 전자편지로 대체함에 따라 아침마다 비서실에서 줄지어 보고순서를 기다리던 모습도 찾아볼 수 없게 됐다. 제자리에서 기획실이 나 담당임원 아이콘을 클릭하면 미리 작성해둔 전자보고서가 해당 결재자에 게 발송된다.
또 부하들에게 지시한 사항 및 진척도, 완성여부도 일목요연하게 나타나기 때문에 전체적인 업무현황을 한눈에 파악할 수 있다.
부서원이나 특정임원의 일정계획을 열람해 볼 수 있기 때문에 각종 회의소집 이나 프로젝트팀 모임, 긴급 연락시 소재파악에도 요긴하다.
개인이 보관한 명함첩도 사라졌다. 유관업체나 거래처 명함은 받은 즉시 분류코드를 붙여 컴퓨터에 기록된다. 업무담당자가 바뀔 경우 전임자의 눈치를 보면서 명함첩을 건네받을 필요도 없게 됐다. 사적인 명함은 비밀번호와 함께 개인이 따로 관리할 수 있지만 업무용 명함데이터는 한꺼번에 통합관리되 기 때문이다.
의사전달에 걸리는 시간이 단축되고 필요한 정보를 신속하게 공유할 수 있으니 업무효율이 크게 향상된 게 당연하다. 의사결정시간이나 긴급한 상황에 대응한 움직임이 신속해진 것도 물론이다.
최근 컴퓨터가 사무실 환경을 크게 뒤바꿔 놓고 있다. 이들 변화를 주도하고 있는 것은 다름아닌 그룹웨어란 새로운 제품군.
그룹웨어가 주목받게 된 이유는 작은 사무실과 종이없는 사무실이란 두가지 숙제를 한꺼번에 해결했기 때문이다.
산더미같은 서류철을 관리하려면 책상머리에 놓인 책꽂이가 모자라 개인마다 2~3개씩 파일박스를 채워넣는게 보통 사무실 풍경이다. 2~3년전 자료를 찾아보고 싶어도 담당자가 없다면 아예 포기할 수밖에 없다. 상급자가 급히 필요 한 서류나 자료를 요청해도 담당자가 이를 찾지못해 허둥대는 경우도 빈번하다. 이쯤되면 몇달후면 가뜩이나 비좁은 사무실 이름을 아예 창고로 바꿔야 할형편이다. 그룹웨어를 도입하면 이같은 문제점을 한꺼번에 해결할 수 있다.
먼저 네트워크 상에서 모든 문제를 신속하게 처리할 수 있다. 그룹웨어는 일상적인 보고서 처리는 물론 중요한 사안에 대한 결재, 프로젝트 점검, 전사 적 차원의 문서회람, 중요한 영업정보의 공유 등 온라인상에서 대부분의 문제를 처리한다. 물론 사내 온라인뿐 아니라 지방이나 외국에서 전화선을 타고 문서나 보고서, 자료를 교환할 수도 있다.
따라서 이동하거나 대기하면서 낭비하는 시간을 최소화할 수 있기 때문에 업무효율이 높아지는 게 당연하다.
그룹웨어가 바꿔놓은 두번째 변화는 개인의 책상설합이나 파일박스에서 먼지 가 뽀얗게 쌓인 정보를 끄집어 내 공유하도록 한 점이다.
업무와 관련된 모든 문서와 서류, 관련자료, 보고서 등을 몇가지 키워드로 분류, 관리하기 때문에 누구든지 손쉽게 찾아볼 수 있다. 특히 이 자료는 워드프로세서나 데이터베이스, 스프레드시트, 유틸리티 등 그룹웨어용 응용SW 로 가공하면 단숨에 유용한 데이터로 둔갑시킬 수 있다.
또 사무환경이 크게 바뀐다는 점이다. 종이로 된 문서와 서류뭉치가 없어지면서 먼지나 쓰레기도 눈에 띄게 줄어들었다. 책상에는 컴퓨터를 제외하면메모지나 수첩, 볼펜 한자루만 있으면 충분하다. 사무실 공간도 그만큼 넓어졌고 사무환경이 쾌적하게 바뀌었다.
최근 그룹웨어를 사용하기 시작한 유한양행의 이윤규씨(상품개발부 대리)는" 당초 생각했던 것보다 업무처리가 간단하고 사용법도 손쉬워 관리자나 사원 들 사이에 좋은 평가를 얻고 있다"고 말한다. 그는 특히 "전체 문서중 약 70 %가 간단한 보고서나 업무협조전"이라고 말하고 "그룹웨어의 메일기능을 활용하면 이같이 단순한 문서를 만드는데 낭비하는 시간을 크게 줄일 수 있기때문에 좀더 생산적인 업무에 집중할 수 있다"고 그룹웨어의 장점을 설명한 다. 그동안 로커스, 피코소프트, 나눔기술, 핸디소프트 등 그룹웨어 전문업체로 부터 제품을 도입한 곳은 유한양행, 국방부, 삼성생명, 제일모직연구소, 국민은행 신탁은행, 기업은행, 국방과학연구소, 원자력연구소, 경덕전자 등 50여개업체 및 기관. 여기에 현재 도입을 추진중인 업체까지 합치면 올해안에약 2백여 업체가 그룹웨어를 사내에 설치할 전망이다.
최근엔 정부기관도 그룹웨어를 적극 도입하고 나섰다. 얼마전 새청사로 이전한 정보통신부는 핸디소프트의 핸디오피스를 기반으로한 통합사무자동화시스 템을 구축, 가동에 들어가 정부부처로는 그룹웨어를 활용하는 첫번째 모델이 됐다. 특히 경상현 정보통신부 장관은 "앞으로 이 시스템을 통하지 않으면절대로 결재받을 생각을 하지말 것"이라고 해 정부가 "작은 사무실" 종이없는 사무실"을 만드는데 선도적인 역할을 할 것임을 분명해 했다.
개방화, 국제화시대에 무한경쟁 속에서 기업이 살아남기 위해선 방대한 정보 력과 신속한 의사결정을 전제로한 새로운 사무실 풍속도에 익숙해져야 할 것임은 새삼 강조할 필요가 없을 것이다. 【남일희 기자】