일반적으로 사업의 성패는 "고객에게 얼마나 빨리 고품질의 서비스를 제공 할수 있는가"가 좌우한다.
따라서 컴퓨터 시스템을 제공하는 시스템 엔지니어(SE)의 성공 또한 이 원칙이 적용된다. "고객의 사업성격을 고려한 최적의 시스템을 얼마나 빨리 제공할 수 있는가"하는 점이 그것이다.
SE는 업무에 가장 적합한 컴퓨터시스템을 개발한다. 이 시스템 개발에는 담당자의 개인적 경험과 판단이 가장 중요한 요인이 된다.
일본의 후지쯔 그룹은 약 1만7천명의 SE가 전국 수백만개 지역에 분산되어 활약하고 있다. 이들은 같은 후지쯔 사원일지라도 노하우는 기본적으로 각부서원들이 각자 관리해 왔다.
후지쯔는 경영효율화의 일환으로 그룹내에 산재해 있던 이 "지혜의 섬"을 인터네트로 연결시켜 노하우를 공유하게 하는 시스템을 도입했다. 이것이 지난해 5월부터 운용하고 있는 "SE기술정보검색시스템 FIND 2"이다.
"고객용 시스템을 개발할 때 과거 작업했던 사례들은 귀중한 참고자료가 된다. 이를 활용하면 하나부터 열까지 자신이 개발하는 것과 달리 작업효율 을크게 높일 수 있다"고 최근 1년반 동안 시스템본부를 맡아온 고무라 부장 은말한다. 노하우의 내용은 시스템 설계도, 문제해결법, 문제발생을 피하기 위한 주의사항 독자개발한 소프트웨어, 고객용 제안서 등 여러가지. 이 노하우들을 분야별로 데이터베이스로 축적해 놓는다.
예를 들어 오라클과 마이크로소프트 양사로부터 데이터베이스 소프트웨어 를사용한 시스템을 구축해 달라는 주문을 받았을 경우 양사의 기업명을 입력 시키면 이들이 이용한 시스템 사례와 노하우들이 출력된다. 이 자료를 참고 로시스템을 설계하면 처음부터 생각하는 것보다 빠르고 정확한 분석이 가능해진다. 데이터의 형태는 점점 문자만이 아닌 그림, 사진, 음성, 영상 등을 모두집약시킨 멀티미디어 정보로 바뀌고 있다. 그림과 사진이 첨가된 정보는 이해가 쉽기 때문이다. 그러나 문자만의 정보와 비교해 그림등이 들어간 정보 는그 용량이 크게 증가해 버린다.
따라서 대용량의 정보를, 그것도 1만7천명 규모의 사용자가 공유하는 네트 워크의 구축이 필요했다.
후지쯔는 이를 소화해 낼 수 있는 네트워크로 인터네트를 주목하기 시작했다. SE의 노하우를 그룹차원에서 공유하려는 시도 자체는 10년여 전부터 있었다. 후지쯔가 FIND 2의 모체인 FIND를 운용하기 시작한 것은 지난 82년. 이 당시 FIND는 대형컴퓨터에 의한 중앙집중식 관리시스템이었다. 문의가 같은시간대에 쇄도할 경우 그 처리 속도는 현저하게 떨어진다. 경우에 따라서는이용 자체가 불가능하다. 게다가 이 시스템은 그림이나 사진 등을 포함하는 서류는 취급할 수 없어 노하우의 요약만을 검색할 수 있었다.
후지쯔는 분산처리형인 인터네트를 이용해 이런 문제들을 해결했다.
후지쯔 동경시스템의 한 관계자는 "PC통신으로 정보를 교환할 때보다 인터 네트를 이용하면서 정보의 반환속도가 크게 빨라졌다"며 빠른 정보교환이 가능해졌다는 점을 강조한다.
또 다른 이점은 이미 익숙해져 있는 기존 기기를 그대로 이용할 수 있다는점이다. 즉 인터네트를 이용하면 각 부서에서 네트워크용으로 사용해 온 워크스테이션이나 PC를 특별한 설계변경 없이도 거대 네트워크화할 수 있다는것이다. 시스템 개발의 초기투자액도 절감된다. 게다가 서류교환이 복사와 팩스에의해 이뤄지던 기존 시스템과 달리 정보의 멀티미디어화로 "종이 없는 사무 실" 구현에도 한 몫하고 있다.
3년전 후지쯔의 종이 사용량은 1개월에 1만 페이지 이상 되었다. 현재는그양이 크게 줄어 종이값 절감액만도 연간 3억엔에 이른다. 종이값 절감으로 "시스템의 개발비용은 이미 환수한 상태"라고 후지쯔의 기쿠다 사장은 말한다. 그러나 인터네트를 이용해 사내 네트워크를 구축했다고 해서 그 자체로 지식의 네트워크"가 되는 것은 아니다.
후지쯔는 이를 실용화하기 위해 다양한 정책을 실시했다. 그 정책의 하나 가노하우의 "사내 거래제도"다. 정보의 양과 질에 따라 각 사원의 노하우에 3천~30만엔사이로 정가를 붙여 유료화했다.
사원들이 이용할 가치가 있는 노하우를 많이 내 놓는 부서는 수입이 오르고 다른 부서의 노하우를 사용하기 위해서는 지출이 따르는 구조다. 또 정보교환이 쉽게 이뤄질 수 있도록 거래환경도 정비했다. 먼저 각자의 노하우 에 "상품정보"를 붙이고, 입수하려는 노하우가 어느 정도 이용되었는지를 알리는 매출액 표시제도도 마련했다.
후지쯔는 사내 인터네트 상에 노하우 검색을 도와주는 또 하나의 시스템을 설치했다. FIND2와 동시에 운용을 시작한 "질문응답시스템"이 그것이다. 이 시스템은 현재 일반 도서관이나 자료검색이 필요한 기관 등에서 흔히 사용하는 시스템과 마찬가지로, 컴퓨터에 질문할 사항을 입력한면 가장 비슷하다고 생각되는 답이 나타난다. 차이가 있다면 사용자가 엉뚱한 답을 얻었거나 좀더 자세히 알고 싶을 때에는 자동적으로 담당자에게 연결된다는 점이다. 이러한 질문과 대답은 다시 새로운 정보로 "질문응답시스템"에 기록되어 나간다. 후지쯔에 따르면 등록된 사례의 53%가 재활용된다는 것이다. 후지쯔의 사례에서 볼 수 있듯이 인터네트는 앞으로 기업경쟁력 강화의 한 수단으로 크게 활용되어 나갈 것이다.
따라서 이제 각 기업들은 인터네트의 활용에 더 많은 관심을 가질 필요가 있다. 즉 인터네트를 어떤 방법으로 현재의 경영에 활용해 나갈 것인가에 대한연구가 강조되고 있다.