전자문서교환(EDI)ㅇ은 간단히 말하면 인보이스(송장).발주서.재고목록 같은 비즈니스 문서를 전자적으로 주고 받는 것이다. 이미 30여년전부터 EDI개념이 등장했지만 이 기술이 산업 전분야에 걸쳐 폭넓게 사용된 것은 그리오래 되지 않은 일이다.
논의의 목적상 여기서는 EDI를 관리, 상거래, 수송에 대한 국제 문서 교환규격,ANSI(美규격협회)의 X.12 규격, CCITT (국제전신전화자문위원회)의 정보교환 문서 규격등을 준수하는 소프트웨어로 규정짓고자 한다.
EDI를 구성하는 주요 요소중 하나는 외부 협력업체들이 비즈니스를 함께하는 데 보탬이 되는 정보에 제한적으로 허용하는 표준 포맷을 갖추는 것이다. 무제한적이 아니라 제한적이란 점에 주목해야 한다.
EDI는 원래 운송과 의료분야등 제한적인 산업분야에서 시작했지만 정부기관이나 제조,화학,유통등 전산업으로 급속히 확장돼 갔다. 60년대초 美병원공급사(AHSC:American Hospital Supply Corpration)가 구매주문시스템을 고객과 직접 연결한 것이 전자주문시스템의 시초라고 볼 수 있다.
초기 시스템은 비교적 양호하게 작동해서 처음부터 많은 기업들의 경쟁력을 강화시켜 주었지만 본질적으로 전용시스템이라는 한계를 지니고 있었다. 또 경쟁에 대한 부담과 표준의 결여로 인해 EDI 시스템은 널리 퍼져 나갈 수가 없었다. 심지어 최근에도 EDI 표준에 대해서는 업계마다 서로 다른 주장을 펴고 있어 특정산업분야에는 광범위하게 확산되고 못하고 있는 실정이다.
이와는 반대로 이미 표준이 정해져있거나 표준을 받아들일 준비가 된 분야에서는 EDI가 적극적으로 수용되며 급격한 확산속도를 보이고 있다. 시장조사업체인 가트너그룹의 조사에 따르면 EDI 여부에 따라 실질적인 연간 시장성장률이 35~45%까지 차이가 나는 것으로 나타나고 있다.
많은 업체들이 EDI를 채택해 뛰어난 성과를 거뒀고 EDI 구축이 대단히 가치있는 작업임을 증명했다. 식료품 산업 같은 분야에서는 특히 UPC(美만국제품코드)를 사용해 EDI 구축에 따른 톡톡히 보았다.
1989년 EDI 프로그램을 시험적으로 도입했던 한 소비재 생산업체에서는 6개월도 채 안되는 기간에 고객의 40%가 전자장치를 이용해서 의사를 주고받고 있음을 확인했다. 이에 따라 이 기업에서는 시험단계에서 과감히 탈피하여 사내 전 업무부서에 EDI 시스템을 도입했다.
1년을 조금 넘긴 시점에서 이 기업은 모든 비즈니스 거래의 80% 이상을 EDI 시스템을 이용해 처리할 수 있게 됐다. 모든 상품을 코드화할 수 있었던것이 EDI 도입을 성공으로 이끈 배경이라고 할 수 있다. 또 의료산업분야에서는 EDI를 이용해 환자들의 불만을 접수하고 처리하는 데 사용한 전화요금,문서 작업,행정비용 등을 절감하는 효과를 거뒀다.
다음은 EDI를 이용해 환자의 불만을 처리한 의료기관의 업무흐름이다.
먼저 환자가 병원을 방문하면 의사가 표준양식에 따라 기록부를 작성한다.