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◆권상준/㈜한국IDC 하드웨어 리서치그룹 연구원
도입
향후 복사기와 프린터 업체들은 발전하는 출력 환경에 대비하지 않고 하드웨어로서 기기의 성능에만 의존할 경우 시장에서 생존이 힘들 것으로 예상된다. 업체들은 하드웨어에 도큐먼트 솔루션을 부가, 제품경쟁력 향상을 통한 고객 만족도를 높여 시장기회를 넓혀가야 할 것으로 지적되고 있다. 본고에서는 최근 부상하고 있는 도큐먼트 솔루션에 대해 자세히 살펴보자.
도큐먼트 솔루션을 도입해 업체들이 얻게 되는 이윤창출의 기회는 △도큐먼트 솔루션 자체로서 패키지 판매를 통한 이윤 창출 △출력기기당 출력량의 증대를 야기 △추가적인 하드웨어 판매기회 제공 등을 들 수 있다.
IDC는 다양화되는 출력환경에 부응하기 위해 업체들이 경쟁사와 제품을 차별화할 수 있는 솔루션을 준비할 것을 권장하고 있다. 이렇게 될 경우 도큐먼트 솔루션은 하드웨어와 폭넓고 유연하게 통합돼 새로운 시장을 형성할 수 있는 기회요소를 제공할 것으로 기대하고 있다.
도큐먼트 솔루션 시장
출력기기 시장의 초기단계를 살펴보면 속도·품질·급지용량 및 내구성과 같은 하드웨어 성능을 장점으로 내세운 제품홍보와 판매가 주종을 이루었다. 하지만 최근에는 대부분의 하드웨어가 성능면에서 큰 차이를 보이지 않고 있어 하드웨어 측면만을 강조하는 마케팅은 별다른 효과를 거두지 못하고 있다. 또 복사기와 프린터 업체들간 출력량 경쟁이 가속화됨에 따라 업체들은 네트워크 환경을 지원하는 복합기기를 도입, 중첩되는 시장을 선점하기 위해 박차를 가하고 있다. 이미 성숙기에 도달한 출력기기 시장 특성을 고려한다면 업체들은 도큐먼트 솔루션을 차별화함으로써 경쟁력을 향상시킬 수 있을 것으로 보인다. 나아가 네트워크화되어 가는 시장을 앞선 기술로 장악, 시장을 이끄는 기회요소를 잡을 수 있을 것으로 전망된다.
도큐먼트 솔루션의 범위
IDC는 도큐먼트 솔루션이 갖추어야 하는 요건을 다음과 같이 정리했다. 첫째, 필요한 사람에게, 정확한 시간에, 적합한 방법으로 정보를 제공하해야 한다. 둘째, 문서출력과 분배에 소요되는 비용을 절감할 수 있어야 한다. 셋째, 기기의 효율성을 높여서 낭비되는 부분을 최소화해야 한다. 마지막으로 사용자의 요구사항을 만족시켜 고객과 관계를 지속 또는 향상시켜야 한다.
위의 요건을 충족시키는 도큐먼트 솔루션은 크게 창작(Creation), 문서관리(Document Management), 보안(Security) 및 출력관리(Output Management) 솔루션으로 분류되는데 각각의 특징과 관련기술은 다음과 같다.
◇창작 솔루션=탬플릿 또는 데이터 병합을 통해 새로운 문서를 생성하는 것을 용이하게 해준다. 이 솔루션은 대체로 사용자의 시간과 비용을 절약시켜 주며 대표적인 솔루션은 다음과 같다.
△양식 및 가변화 데이터 프린팅(Form and Variable Data Printing):소프트카피로 제작된 양식지 위에 데이터베이스화된 가변 데이터를 인쇄, 새로운 문서 생성을 도와준다. 최근에는 온라인상에서 입력된 데이터를 직접 양식지에 인쇄, 발송 및 저장하는 단계까지 발전했다. 이 솔루션의 특징은 한번 저장된 데이터를 다양한 양식지에 사용자가 원하는 포맷으로 출력할 수 있기 때문에 직접 입력시 소요되는 시간·비용을 줄여 효율성을 향상시킬 수 있다. 고객은 맞춤형 서비스를 제공받을 수 있다는 점에서 선호한다.
△메인프레임 및 호스트 프린팅(Mainframe and Host Printing):호스트에 저장된 텍스트와 이미지를 일반적인 논호스트(Non-Host) 프린터가 인식할 수 있는 PCL 포맷으로 변형해준다. 결과 논호스트 프린터는 호스트 프린터가 수행하는 다양한 문서를 대신 인쇄, 호스트 프린터의 작업부하를 감소시켜줄 뿐 아니라 호스트 프린터에 소요되는 비용을 절감할 수 있다.
◇문서관리 솔루션=문서에 포함돼 있는 지식정보의 통합, 저장, 분류, 관리 및 추출을 지원한다. 고객관계관리(CRM)·전사적자원관리(ERP) 또는 도큐먼트 콘텐츠 관리분야에 활용 될 수 있으며 대표적인 솔루션은 다음과 같다.
△CRM:고객으로부터 받은 문서를 스캐닝해 DB에 저장한 뒤 이를 바탕으로 가변 데이터 출력기술을 적용, 고객별로 차별화된 마케팅 정보를 제공함으로써 고객 관계구축을 강화시킬 수 있다.
△문서분배:문서를 네트워크 환경에서 팩스·e메일·원격지원 프린터를 통해 분배해준다. 이 솔루션은 문서를 원본과 동일한 내용으로 고품질로 분배할 수 있는 것이 장점이다.
△도큐먼트 및 콘텐츠 관리:네트워크를 통해 문서를 분류, 관리와 분배를 가능하게 한다. 예를 들면 문서를 스캐닝, 전자문서로 변환한 후 일련의 문서보관함에 저장하여 사용자로 하여금 문서의 검색 및 활용을 가능하게 한다. 때로 문서를 음성 또는 동영상자료와 함께 저장할 수 있으므로 일반적인 하드카피 형태의 문서보관과는 차별화된다. 콘텐츠 관리 솔루션은 인트라넷, 웹서버 또는 문서보관함에 저장된 문서의 일부를 추출, 새로운 형태의 문서를 제작하는 것을 가능하도록 해준다. 이 솔루션은 하드카피 형태의 문서를 스캐닝을 통해 소프트카피로 만든 후 문서보관함에 저장한 뒤 필요한 정보를 사용자가 원하는 형태로 가공, 네트워크를 지원하는 기기들을 통해 분배한다는 점에서 종합출력관리 솔루션(Total Output Management Solution)과 밀접하게 연관된다.
◇보안=사용자의 인식을 통해 문서의 출력과 전달을 지원한다. 이 솔루션은 문서 보안 및 전자결제와 연동하여 활용될 수 있으며 대표적인 솔루션은 다음과 같다.
△디지털 서명 솔루션(Digital Signature Solutions):전자서명은 공식적으로 일반서명과 동일한 효력을 가지고 있기 때문에 인터넷을 통한 공인 문서교환시 필수적인 도구로 인식되고 있다. 따라서 업체들은 디지털 서명 솔루션을 도입, 서명된 문서에 대해 작성자의 암호화된 접속코드(Access Code) 없이 추가로 문서를 출력하거나 문서의 내용을 변경하는 것을 원천적으로 봉쇄할 수 있다.
△암호화(Encryption):수학적 알고리듬을 사용해 중요한 문서를 보호해준다. 최근 무선 네트워크 환경이 발전함에 따라 문서보안 솔루션에 대한 관심이 높아지고 있다는 점에서 이 솔루션의 전망은 밝다.
△저작권 관리(Right Management):최근 각광받고 있는 분야로 제작자의 동의 없이 문서의 분배, 인쇄, 추출을 불가능하게 만든다.
△보안프린팅(Secure Printing):워크그룹에서 하나의 프린터를 다수가 사용할 때 보안이 필요한 문서를 관리하는 데는 한계가 있다. 이 경우 보안프린팅 솔루션을 도입, 사용자는 문서출력시 자신의 접속코드를 입력해야 하며 그 결과 전사적으로 누가, 언제, 어떠한 문서를 출력하였는지를 파악할 수 있다. 따라서 문서유출로 인한 피해를 극소화할 수 있다.
◇출력관리=출력된 문서의 추적, 모니터링 및 관리를 지원한다. 이 솔루션은 문서회계시스템(DAS:Document Accounting System) 및 클러스터 프린팅(Cluster Printing)에 활용될 수 있으며 대표적인 솔루션은 다음과 같다.
△클러스터 프린팅:다수의 출력기기를 연결, 출력작업을 각각의 기기에 분배함으로써 생산성을 향상시킬 수 있는 솔루션이다. 이를 제대로 수행하기 위해 다수의 출력기기를 관리할 수 있는 소프트웨어가 필요하며 주된 작업은 각각의 출력기기로 작업을 분배할 뿐 아니라 분배되는 작업을 모니터링하여 출력기기의 부하를 조절하기도 한다. 특정 출력기기에서 문제가 발생할 경우 자동적으로 인쇄작업을 복구하여 출력이 원활한 기기로 인쇄작업을 보내는 기능을 수행하기도 한다. 또 클러스터프린팅은 대용량 작업을 분배함으로써 작업시간을 단축할 뿐만 아니라 기기의 부하를 줄임으로써 기기수명을 향상시켜준다. 결론적으로 클러스터프린팅이 지원해야 하는 기능은 문서를 각각의 출력기기의 성능에 부합하도록 분배할 수 있어야 한다. 출력기기의 종류에 관계없이 인쇄를 지원해야 하고 출력문제 발생시 복구기능을 수행해야만 한다.
△DAS:인쇄량을 추적함으로써 인쇄에 소요되는 비용을 산출하여 출력기기들을 효율적으로 관리할 뿐 아니라 과금의 목적으로도 활용된다. 또 관리자는 사용자가 과도하게 출력하거나 개인목적으로 출력하는 것을 방지해 전사적인 인쇄비용을 절감하여 줄 수 있다. 공급자 입장에서는 출력기기를 임대한 후 사용자가 출력한 양만큼만 차별적으로 과금을 할 수 있으므로 합리적인 임대프로그램을 도입할 수 있도록 지원한다.
△프린트 관리(Print Management):원격지에 있는 프린터를 네트워크를 통하여 추적, 모니터링을 가능하게 하여 문제발생시 관리자로 하여금 실시간으로 대응할 수 있도록 지원한다. 이 솔루션을 도입할 경우 유지·보수에 요구되는 시간을 절약하여 생산성을 향상시킬 수 있다. 최근에는 이 솔루션이 기본기능으로 대부분의 업체들이 제공하고 있으며 경쟁력을 향상시키기 위하여 출력기기 분석을 강화한 다양한 유틸리티들이 도입되고 있다.
△무선 프린팅(Wireless and Mobile Printing) 솔루션:무선 및 모바일 기술이 발전함에 따라 최근 와이어리스 또는 모바일 프린팅에 대한 관심이 고조되고 있다. 지원방법은 크게 P2P, 인프라 및 모바일로 구분되며 각각의 특징은 다음과 같다. P2P는 인쇄작업이 무선 프린터 서버 또는 프린터로 보낸 후 직접 인쇄하는 방식을 지칭하며 인프라는 인쇄작업이 파일서버로 전송된 후 파일서버에서 무선 프린터서버 또는 프린터를 통해 인쇄하는 방식을 말한다. 모바일은 인쇄작업이 애플리케이션 서버로 전송된 후 무선 프린터 서버 또는 프린터에서 인쇄하는 방식으로 IP 주소가 필요하지 않으며 애플리케이션 서버에서 인쇄에 필요한 프린터 드라이버 및 프린터언어 정보를 보유하고 있음을 들 수 있다.
전망
IDC는 도큐먼트 솔루션을 도입함에 있어서 업체들이 다음과 같은 몇가지를 따를 것을 권유한다. 먼저 도큐먼트 솔루션은 네트워크 사무환경 내에서 하드웨어 성능을 최적화, 기존 제품들과 차별화할 수 있는 경쟁력을 갖춰야 한다. 업체들이 이를 통해 새로운 부가가치를 창출, 사용자에게 효율성과 수익성을 제공해 고객 만족도를 향상시킬 수 있기 때문이다. 현재 출력기기 시장은 네트워크 환경을 지원하는 새로운 경쟁 시대에 접어들었으며 업체들은 다변화된 고객의 요구에 부응하기 위해 하드웨어·소프트웨어·서비스를 통합 관리할 수 있는 도큐먼트 솔루션을 제공해야 한다. 이를 통해 경쟁력 강화 및 새로운 시장기회를 창출할 수 있다.