전산업에 걸쳐서 급격한 IT화가 이루어지면서 문서 생성이나 공유에 있어서도 기술적인 변화가 일어나고 있다.
가장 큰 변화로는 정보를 생산하고 공유, 관리하는 방법이 디지털 방식으로 바뀌었으며 기존의 제한적인 역할을 하던 각종 문서의 정보들이 전자화된 문서로 변환되면서 활용도가 크게 증가한 것을 들 수 있겠다.
이러한 추세에 발맞추어 정부는 내년 1월부터 중앙행정기관에서 개별적으로 유통되던 전자문서를 정부전자문서유통센터를 통해 관리함으로써 정부 문서처리의 전과정을 전산화·자동화한다고 밝히고 있다.
이처럼 최근 공공기관 및 기업의 전자문서시스템 구축이 늘어나고 있는 것은 그 동안 부처별로 개별 유통되던 문서를 전자문서유통센터를 통해 일괄 관리하는 방식으로 개선함으로써 중앙행정기관의 문서처리 전과정을 전자화할 수 있고 문서유통 과정에서의 보안을 보다 강화할 수 있기 때문이다.
아울러 문서의 보존·이관·폐기 및 검색이 한층 손쉬어지고 정부 행정정보시스템과 연계한 행정기관간 정보유통도 보다 원활해질 것으로 전망된다.
오늘날 전세계적으로 정부나 기업들은 인쇄형식이나 웹으로 제공되는 문서의 힘을 활용해 업무프로세스를 합리화하고 주문형 콘텐츠를 제공한다.
또 고객관계를 지원하는 정보를 제공하면서 문서가 단순한 의사소통이나 정보 전달 이상의 기능을 한다는 점에 주목하고 있다.
이같은 추세에 따라 전자문서 시스템은 끊임없이 개발되고 있으며 시장의 성장 속도에 발맞춰 발전을 거듭하고 있다. 그 하나로 올해로 10년을 맞은 PDF 제작 도구인 애크로뱃은 미국연방법원, FDA(미 식품의약청), 도쿄 증권거래소 등 전세계 정부와 기업들의 전자문서시스템으로 도입돼 능률적인 문서관리와 생산성 향상에 일조하고 있기도 하다.
애크로뱃뿐 아니라 이밖에도 많은 PDF기술들이 전세계 곳곳에서 톡톡히 빛을 발하고 있다.
특히 우리 정부가 추진중인 정부전자문서유통센터의 귀감이 될 만한 사례는 미국 정보기록물보관소(NARA)에서 찾을 수 있다.
최근 미국정보기록물보관소는 미 정부의 ‘전자정부(e-Gov) 이니셔티브’를 명제로 내걸고 모든 정부부처에서 전산기록물을 제출할 때 PDF형식으로 제출하는 것을 명문화해 모든 문서를 PDF파일로 영구 보관하고 있다.
이와 같은 세계적인 추세와 더불어 국내에도 정보관리 솔루션 등을 공급하면서 PDF의 사용범위와 도입 고객이 급진적으로 늘어나고 있는 추세다.
특히 앞으로 자료관시스템 표준 규격이 확정되면 전국 702개 공공기관에서 전자문서보관시스템을 구축하게 돼 공공문서에 관한 한 전자문서 보관 및 유통의 일대 혁명을 맞이하게 될 전망이다.
정부뿐 아니라 민간기업에도 전자문서시스템 구축은 시나브로 시대적인 과제로 요구되고 있다. 오늘날은 이러한 디지털 패러다임에 맞는 새로운 문서관리가 기업의 효율을 좌우한다. 각종 정보들을 효과적으로 문서로 작성하고 또한 이를 얼마나 효율적으로 전달, 공유, 보관할 수 있는가 하는 것이 곧 기업 및 개인의 경쟁력의 핵심요소로 연결되는 것이다.
인쇄된 한 쪽짜리 송장에서 웹을 통해 제공되는 100쪽 분량의 사용설명서에 이르기까지 고품질의 문서 및 전자문서관리시스템은 실제로 사업추진과 수익창출의 원동력이 될 수 있다.
전자문서기술인 PDF는 기존 하드웨어 및 소프트웨어 도구를 이상적으로 보완해 줌에 따라 각종 업무추진 문서에 생명력을 불어넣어 기업을 혁신할 수 있는 기회를 제공해 줄 것으로 믿는다. 우리 기업들이 세계화 추세에 뒤처지지 않기 위해 전자문서시스템 구축에 때를 놓치지 않기를 바라는 마음이다.
◆ 한국어도비시스템즈 이흥렬 대표이사 hylee@adobe.com