오늘날 기업들은 정보와 콘텐츠의 바다 속에 살고 있다 해도 과언이 아니다. 기업의 콘텐츠, 즉 비정형 정보는 매년 200%씩 증가하고 있다. 이 콘텐츠들을 잘 관리하고 활용하면 기업의 지식자산이 되지만, 관리되지 않는 콘텐츠들은 오히려 업무에 부담만 가중시키는 ‘문서 쓰레기’가 될 수도 있다.
급변하는 비즈니스 환경, 지식산업으로 변화하는 과정 속에서 기업콘텐츠관리(ECM:Enterprise Content Management)는 필수요소로 부각되고 있다. 부서별·단위업무별 콘텐츠 관리는 이미 한계를 드러내고 있기 때문에 기업들은 콘텐츠의 표준화를 원하고 있으며, 중요 콘텐츠들의 보안과 자산화를 원한다. 이에 따라 기업의 콘텐츠들과 애플리케이션을 여러 업무에서 효율적으로 공유하고 일관성 있게 관리할 수 있는 솔루션이 필요하게 됐다.
통합 ECM의 도입을 통해 기업은 비용 절감, 업무효율성 증대 등의 다양한 효과를 거둘 수 있다. 기업이 현재 콘텐츠 관리에 들이는 막대한 시간과 비용은 사실 생산성을 높이는 일에 사용되어야 하는 것이다. 기업은 ECM을 통해 문서관리, 웹 콘텐츠 관리, 협업 등 개개 업무에 대한 중복투자를 제거함으로써 업무 효율성을 높이는 동시에 기업의 총소유비용(TCO)을 줄일 수 있다.
또한 ECM은 기업의 경쟁력과 브랜드 가치를 상승시키는 원동력을 제공한다. 기업이 신규시장에 적시에 대응하기 위해서는 무엇보다도 전사적, 효율적인 정보 공유와 조직적 협업 능력이 필요한데, ECM은 이를 가능케 해준다. 그리고 앞으로 점점 다양해질 국제간, 또는 산업별 컴플라이언스에 실시간 대응하기 위해서는 ECM이 필수다. 이 외에도 ECM이 기업에 주는 이익은 실로 다양하다.
이러한 ECM 솔루션 도입의 필요성이 확산되면서 최근 공공기관과 대기업을 중심으로 ECM 도입이 늘어나고 있다. 그러나 대부분 비즈니스 솔루션이 그렇듯, ECM도 업무상의 큰 효과를 보기까지는 시스템의 정착과정에서 많은 노력이 필요하다. ECM이 성공하기 위해서는 기업 경영자의 마인드 제고 등 풀어야 할 숙제가 많다.
첫째, 경영자의 마인드가 중요하다. ECM의 도입으로 자동화된 업무 프로세스와 전자문서 결재 시스템을 갖췄다 하더라도 경영자가 기존의 시스템을 고수한다면 이는 업무의 효율화는커녕 업무량만 가중되는 것이다. 기업의 발전을 위해 경영층에서 ECM에 대한 적극적인 마인드를 갖고 시스템의 정착을 선도하지 않는다면 성공은 보장하기 어렵다.
둘째, 포상제도나 마일리지 제도가 필요하다. ECM은 기업의 IT 담당자나 CIO들만 관리하면 저절로 되는 것이 아니고 기업의 업무 효율화를 위해 직원 모두가 참여해야 하는 비즈니스 솔루션이다. 또한 전통적으로 ‘공유’를 싫어하는 우리 문화 속에서 직원들의 지식공유를 원활하게 하기 위해서는 그들의 참여를 독려할 수 있는 적절한 보상제도가 필요하다.
셋째, 회사 차원의 지속적인 지원과 관리가 필요하다. 기업이 투자에 대해 기대를 갖는 것은 당연하겠지만, 많은 기업들이 투자회수율에 대해 지나치게 조바심을 내는 것을 보면 안타깝다. ‘그렇게 투자를 했는데 고작 이건가?’라며 시스템이 제대로 정착되기도 전에 흐지부지된다면 그야말로 비용의 낭비다. 그러므로 기업에서는 이를 위해 ECM을 총괄하는 전담 조직을 구성하고, 업무 분야별 추진 주체를 선임해 리더십을 부여해야 할 것이다.
마지막으로 각 기업의 실정에 맞는 적절한 솔루션을 선택하는 것도 ECM 성공 요인임을 강조하고 싶다. 현재 나와 있는 ECM 솔루션들의 기능은 겉으로는 비슷해 보이지만 몇 가지 원칙을 가지고 제품을 선택해야 할 것이다. 전문가들은 비용, 구현기간 그리고 사용자의 편의성 및 확장성을 중심으로 이 제품을 고르는 것이 바람직하다고 조언하고 있다.
기업 내부 사용자가 익히기 쉽고, 관리자는 변화에 유연하게 대처할 수 있도록 시장변화에 빠르게 접근할 수 있는 ECM 구축이 절실한 때다.
<한국스텔런트 송기정 사장 ksong@stellent.com>