‘사직서’는 소속부서, 직급, 담당직무, 성명, 퇴직사유, 퇴직예정일, 퇴직 후 연락처와 결재란으로 구성되며, 동종업계 이직 금지나 영업비밀의 엄수 등 퇴직 후의 준수사항을 나열하고 이에 동의함을 밝히는 항목이 별도로 추가되기도 한다. 사직시 결재권자의 날인을 받은 ‘사직서’와 함께 사원증, 의료보험증, 사내 대출금, 회사물품 등을 반환하고, 업무인수인계 확인서를 함께 제출해 일괄 처리하는 것이 좋다.
‘사직’과 관련해서 주로 문제가 되는 것은 ‘회사가 사직서를 수리해주지 않는 경우’와 ‘직원이 일방적인 사직의사 통보 후 무단결근’을 하는 두가지 경우이다. ‘사직서’는 노동부 예규 제37호 (퇴직의 효력발생시기 19981.6.5), 민법 제660조에 의거하여 통상 30일 전에 제출해야 하며, 근로계약은 사용자가 이를 수락한 날, 승인하지 않았을 경우는 제출일로부터 1개월을 초과하는 시점(당기 후의 1 임금 지급기를 경과한 시기)에 해지된다. 단, 일급으로 계산하여 임금을 지급받은 일용직의 경우 사용자가 사표를 수리하지 않아도 그 다음날이 지나면 퇴직의 효력이 발생한다.(79.5.4, 범무 811-10607)
따라서 근로자는 자유의사로 ‘사직서’를 제출할 수 있으며, 회사가 사직서를 수리하지 않더라도 적법한 기간이 지나면 강제 근로하지 않아도 된다. 그러나 1개월이 경과하기 전에는 근로계약이 해지된 상태가 아니므로, 고용관계는 존속되며 업무에 충실할 의무가 있다. 사직 의사의 표시는 구두나 서면 둘 다 가능하나, 확실히 사직의사를 전달하였다는 근거를 남기기 위하여 서면으로 제출하는 것이 좋으며, 회사측의 업무에 차질이 없도록 인수인계를 명확히 하여 사직 시점을 원만히 조절하도록 한다.
회사도 ‘일방적인 사직의사 통보 후 무단결근을 하는 경우’에 결근이 계속되면 ‘취업규칙’에 정한 바의 ‘징계’와 함께, 결근 기간 동안 ‘무임금’ 처리되어 퇴직금이 감액될 수 있음을 알려 현업에 복귀하도록 요청할 권리가 있다. 조속히 출근하여 업무에 차질이 없도록 하고, 다른 직원에게 인수인계를 할 것을 독촉하는 ‘내용증명’을 송달해두는 것이 좋다.
또한 원치 않는 사직서를 강요받는 경우도 있는데, 이런 경우라도 자필로 개인사정에 의한 퇴직이라고 밝힌 경우, 이의제기 없이 퇴직금을 수령하고 환송회에 참석한 경우, 위로금을 수령한 경우는 강제에 의한 사직서 제출임을 인정받기 어렵다. 부당한 사직서 제출을 강요받았을 경우는 이의제기를 하고, 되도록 빨리 지방노동위원회에 부당 해고 구제신청을 해야 한다.
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