개인이나 법인이 침해받은 권리를 구제받기 위해 관계기관에 일정한 조치를 요구하는 것을 진정이라고 한다. 진정서는 국가기관에 대해 특정한 행위를 요구하는 내용을 서면의 형태로 작성한 것을 총칭하는 것이다. 진정서 작성에는 별다른 형식이 필요하지 않으나 일반적으로 문서로 작성하는 것이어야 하며, 법원의 준비서면 등과는 달라 어떤 형식으로 작성하든 자신의 주장내용을 담고만 있으면 가능하다.
일반적인 진정은 인가·허가·면허·등록·신고 등의 고충민원을 제외한 모든 종류의 민원을 의미하며, 고충민원이라 함은 민원사항 중에서 행정기관의 위법·부당하거나 소극적인 처분(사실행위 및 부작위를 포함) 및 불합리한 행정제도로 인해 국민의 권리를 침해하거나 국민에게 불편·부담을 주는 사항에 관한 진정을 말한다. 신청된 진정서에 대해 행정기관은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 접수를 보류하거나 거부할 수 없으며, 접수된 진정서류를 부당하게 되돌려 보내서는 안 된다.
진정서를 작성할 때는 진정의 원인사실과 진정이유 등에 관해 빠짐없이 상세하게 기재한다. 또 진정인의 성명과 주소, 연락 가능한 전화번호가 기재돼 있어야 하며, 대리인이 있을 때는 대리인의 성명, 주소, 전화번호, 대리의 근거가 되는 진정인과의 관계 등을 기재해야 한다. 단체일 때는 대표자의 성명, 지위, 주소, 전화번호 등을 기재해야 한다. 진정서의 내용과 관련된 행정기관의 명칭과 주소, 전화번호 및 담당자 등을 아는 경우에 그 내용을 기재하면 진정서의 처리과정에 도움이 된다.
진정을 하는 경우 결론적으로 진정인이 요구하는 것이 무엇인지를 기재해야 한다. 즉 진정인이 어떠한 종류, 내용, 범위의 결정을 구하는지를 간결·명확하게 표시한다. 위와 같은 진정을 하게 된 원인사실과 진정내용과 관련, 진정인의 주장을 뒷받침할 만한 자료를 제출해야 한다. 특별히 현지조사를 할 필요가 있는 경우, 관계기관의 자료를 열람해 볼 필요가 있는 경우, 진정인이 조사방법에 대해 의견을 가지고 있는 경우에는 이 역시 기재한다.
진정내용과 관련해 소송을 제기했다든가 다른 종류의 불복구제 절차를 밟고 있을 때는 행정의 낭비 또는 상이한 결정으로 인한 혼란 등을 방지하기 위해 대부분 관할 밖으로 처리되므로, 이에 대해 조사가 진행되기 전에 소송 또는 다른 불복구제 절차의 신청유무 등을 밝혀두는 것이 좋다. 아울러 이러한 종류의 구제절차를 밟았으나 진정내용과는 다르다는 등의 이유를 기재하는 것도 필요하다.
끝으로 진정서를 제출할 기관을 적절하게 선정해야 한다. 만약 진정서를 접수한 기관에서 처리할 수 없는 경우에는 진정내용을 검토해 적절한 기관으로 이송할 것이지만 이송하는 동안 진정사건의 처리가 늦어지므로 진정서를 제대로 접수하는 것이 매우 중요하다.
비즈니스 문서서식 전문 사이트인 비즈몬(http://www.bizmon.com)에서는 다양한 진정서 예문을 제공하고 있으므로 이를 참고하면 쉽게 활용할 수 있다.