관련 통계자료 다운로드 캐논 시스템 도입 효과
캐논은 ‘CIMS(CANON Integrated Management System)’를 대표 모델로 통합 문서 관리 서비스 보급에 나서고 있다. ‘CIMS’는 스탠더드와 프리미엄형으로 나뉘어 있다. 이 서비스는 웹 브라우저만으로 어느 곳에서나 접속해 복합기·프린터 가동 상태에서 장애 상태, 소모품 유무 등을 실시간으로 확인 가능하다.
네트워크로 연결된 복합기와 프린터를 자동으로 검색해 그룹으로 묶어 효과적으로 관리할 수 있다. 유지보수 역시 수준급이다. 장애가 나거나 토너가 부족하면 관리자 또는 서비스 사원에게 e메일·휴대폰으로 문자를 보내 소요 시간을 크게 줄여준다.
이 서비스를 팩스 운영에 접목해 큰 성과를 올린 기업이 H사다.
H사는 기존 아날로그 팩스를 운영하면서 팩스 문서 유출에 따른 문제와 늘어나는 팩스 비용으로 골머리를 앓았다. 이에 캐논 CIMS를 기반한 ‘시큐어팩스(SecureFax)’ 프로그램을 도입했다. 컨설팅을 통해 어느 정도의 비용을 줄일 수 있는지 확인했다. 도입 후 결과는 기대 이상이었다.
먼저 팩스 20대를 서버 1대로 줄였다. 연간 소모품 비용도 1500만원 수준에서 212만원 수준으로 1000만원가량 떨어뜨렸다. 이에 따라 인건비도 연간 7300만원에서 1200만원으로 낮추는 데 성공했다. 비용 절감의 상당 부분은 본사와 지점끼리 통신 비용이었으며 이를 거의 ‘제로’ 수준으로 낮췄다.
총비용 면에서 볼 때 연간 약 83%의 팩스 송수신과 관리 비용을 줄였다. 캐논코리아 측은 눈에 보이지 않는 팩스 문서 보안에 따른 비용까지 추산하면 상당한 효과를 봤다고 진단했다.