[사무기기, 비용 누수 막는다](5·끝)새로운 사무 환경을- 후지제록스

◆ 문서 관리, 기업간 커뮤니케이션 핵심

　최소 비용으로 최대 효과를 노리는 ‘최적화 이론’을 경영 활동에 적용하는 기업이 늘고 있다. 생산성과 효율성이라는 두 마리 토끼를 잡으려는 기업 고민을 해결하기 위해 사무기기 시장에서도 몇 년 전부터 숱한 노력이 있었다. 최근 새로 등장한 흐름이 기업 내 정보 관리 핵심이라 할 수 있는 ‘문서(document)’를 총체적으로 관리하는 서비스다.

　기업은 IT 솔루션 또는 인프라 등을 통해 업무 효율성과 생산성을 개선하고자 많은 투자를 한다. 생산자와 소비자끼리 커뮤니케이션을 위한 대표 매체가 ‘문서’며 문서 관리의 중요성이 크게 높아지고 있다.

　유비쿼터스를 처음 제창한 미국 제록스 팰러앨토연구소 조사에 따르면 고객 커뮤니케이션 중 90%는 문서로 이뤄진다. 또 다른 연구 결과에 따르면 기업이 소비자에게 상품을 소개하는 DM(Direct Mail)은 흑백에서 컬러로 바꿨을 때 고객 응답률이 45% 정도 늘어난다.

　여기에 고객 이름만 기재하는 수준으로 개인화한 DM을 발송하면 135% 증가하는 것으로 나타났다. 기존 CRM과 연계해 일대일 맞춤형 DM을 발송하면 응답률은 무려 500% 정도 증가한다. 한마디로 문서의 중요성을 보여주는 연구 결과다.

　여기서 주목할 점은 우리는 지금까지 어떻게 하면 더 좋은 장비로 더 빠르고 저렴하게 출력할 수 있을지에만 초점을 맞춰왔다는 사실이다. 그러나 이제는 커뮤니케이션에서 가장 중요한 종이문서를 어떻게 ‘제대로’ 활용할 것인지에 초점을 맞춰야 한다.

　예를 들어 국내 기업이 우수한 품질의 제품을 생산해 수출했지만 외국 소비자가 그 제품의 매뉴얼을 제대로 이해하지 못해 제품 기능을 반 정도밖에 사용하지 못하면 재구매는 어려워지고 이는 매출 감소로 이어진다.

　이런 흐름에 맞춰 국내 사무기기업계에서는 고객 비용 절감뿐 아니라 매출 향상을 위한 최선의 솔루션은 무엇인지, 그에 맞는 장비는 어떤 것을 써야 하는지, 최적의 프로세스는 어떤 것인지 컨설팅하고 직접 서비스하는 ‘EDO(Enterprise Document Outsourcing)’ 서비스를 주목하고 있다. EDO의 핵심은 바로 단순한 기기 관리뿐만 아니라 문서 활용의 극대화를 통해 궁극적으로 기업 내 지식 자산의 가치를 높이는 것이기 때문이다.

　도큐먼트 사이클 전반에서 고객이 이미 알고 있지만 개선하지 못하고 있는 문제는 물론이고 고객이 전혀 알아차리고 있지 못한 문제를 찾아내 솔루션 제공을 통해서 대안을 제시하고 차별화한 노하우를 기반으로 문서 발생에서 전달·활용 등 모든 과정을 관리해주는 서비스가 기업에 필요한 상황이다. 이제 기업 생산성은 출력 관리가 아닌 문서 보안을 기반으로 하는 통합 문서관리를 자사의 업무 환경과 인프라에 맞춰서 어떻게 효율적으로 잘 해내는지에 달려 있다.

양희강 한국후지제록스 상무