즐거워야 할 신혼여행에서 나윤주 대리(27세)는 업무와 관련된 전화로 스트레스를 받을 수밖에 없었다. 나 대리의 업무를 잘 몰랐던 후배사원이 대신 일을 처리하다 보니 예상치 못한 상황이 종종 발생했고, 나 대리의 상사는 어쩔 수 없이 나 대리에게 전화를 해가며 일을 진행했다. 일주일간 별다른 문제가 없을 것이라고 생각해 주요하게 처리해왔던 업무만 대충 인수인계를 하고온 것이 문제였다. 나 대리는 신혼여행에서 업무 스트레스를 받는 것도 모자라 출근해서는 후배사원에게 인수인계도 제대로 못하냐며 상사에게 질책을 받아야만 했다.
K기업의 전략기획팀은 퇴사자가 업무 인수인계를 제대로 하지 않고 퇴사를 해 팀 업무에 심각한 문제가 생겨 한동안 고역을 치러야 했다. 해당 팀장은 “왜 인수인계를 제대로 받지 않았냐”고 팀원을 나무랐지만 이미 때는 늦었고, 궁여지책으로 퇴사자에게 양해를 얻어 며칠간 퇴사자가 다시 출근해 업무 인수인계를 해주는 웃지 못할 일을 겪었다.
기업의 입장에서 업무 인수인계는 원활한 조직운영을 위해 매우 중요하다. 이 부분이 제대로 되어 있지 않으면 문제가 생길 수밖에 없기 때문이다. 특히 퇴사자의 경우 퇴사를 하면서 꼼꼼하게 자신의 업무를 제대로 인수인계 해주면 다행이지만 대부분은 퇴사하면 그만이라는 생각을 갖기 쉽기 때문에 업무 인수인계가 체계적으로 이뤄지기가 쉽지 않다.
꼭 퇴사 공백을 생각하지 않더라도 만일을 대비해 업무 인수인계 시스템을 잘 정비해 놓을 필요가 있다. 업무 인수인계와 관련한 규정이나 서식을 만들어 두는 것은 기본이며, 평상시 팀별로 각 팀원이 어떤 업무를 수행하는지 파악해 두는 것이 좋다. 서로 어떤 업무를 하고 있는지 공유할 수 있다면 서로를 이해하고 배려할 수 있는 기회를 줄 수도 있어 1석 2조의 효과를 거둘 수 있다.
업무 인수인계를 받는 사람이라면 업무 인수를 받은 후 되도록 문제가 발생하지 않게끔 잘 모르는 부분이나 중요한 부분은 질문을 통해 제대로 파악해 두는 적극성이 필요하다는 점도 잊지 말자.
에듀윌 대표 ceo@eduwill.net