입사 첫 달을 보낸 새내기 직장인이나 모든 업무를 눈 감고도 처리하는 10년차 직장인들의 고민은 다를 수 없다. 인간관계, 인사고과, 연봉협상, 회식자리… 하지만 ‘업무 효율을 높일 수 있는 좋은 방법이 없을까?’라는 고민은 말단 사원부터 대표회사에 이르기까지 공통이다. 좀처럼 업무 효율이 오르지 않는다면 다양한 IT기기를 활용해 보는 것도 한 방법이 될 수 있다.
◇ 모니터 바꾸면 업무효율 올라간다?=인터넷에서 오래 전 ‘모니터 화면을 닦았더니 인터넷이 빨라졌다’는 유머가 화제를 모은 적이 있다. 하지만 작은 화면으로 답답하게 업무를 진행하던 사람이라면 모니터를 바꾸는 것만으로도 업무 효율을 크게 높일 수 있다. 여러 통계 자료에 따르면 모니터 2대를 이용해 넓은 화면을 확보하면 업무 효율이 20%에서 50%까지 향상 된다고 한다.
하지만 LCD 모니터가 갈수록 커지고 해상도가 높아지는 요즘은 모니터 여러개를 연결해서 쓰기보다는 고해상도 모니터 한 대로 넓은 화면을 확보하는 것이 대세다. 27인치 고해상도 모니터 가격이 30만원대로 내려간 데다 전력 소모면에서도 모니터 한 대만 쓰는 것이 유리하다. 공간 활용도 면에서도 모니터 1대만 쓰는 것이 더 효율적이라는 사실은 더 말할 나위가 없다.
아치바코리아(www.achieva.co.kr)가 내놓은 심미안 QH270-IPSMS는 몇몇 그래픽카드에서 있었던 호환성 문제를 개선한 27인치 모니터다. 2560×1440화소의 넓은 해상도를 쓸 수 있어 엑셀 표작업이 많거나 디자인 작업이 많은 사람이라면 보다 넓은 영역을 화면 전체에 꽉 차게 펼쳐놓고 작업할 수 있다. 화면이 너무 큰 나머지 업무 시간에 증권 프로그램이나 메신저 프로그램으로 월급도둑(?) 행각을 벌였다가는 바로 들통난다는 장점 아닌 장점도 있다. 가격은 30만 원 내외.
◇ 각종 서류 간편하게 스캔하는 USB 스캐너=업무를 처리하다 보면 증명서를 주고받아야 할 일도 많다. 팩스를 이용하는 것도 한 방법이지만 화질이 떨어지고 오래 보관하기 힘들기 때문에 보다 간단하게 보관할 수 있는 이미지파일을 요구하는 곳도 점점 늘어나고 있다. 문제는 스캐너를 찾기 쉽지가 않다는 것. 스마트폰 카메라를 이용해 증명서를 찍는 것도 한 방법이지만 위·변조 우려 때문에 이런 방법은 통하지 않는 경우가 많다.
한국엡손(www.epson.co.kr)이 출시한 ‘워크포스 DS-30’ 스캐너는 이런 경우 편리하게 쓸 수 있는 USB 타입 휴대용 스캐너다. 흔히 ‘스캐너’하면 넓은 크기를 차지하고 거추장스럽다고 생각하기 쉬운데 이 제품은 USB 케이블 하나만 꽂아서 쓰고 전원 어댑터가 필요 없다. 기존 스캐너에 흔히 쓰이던 음극선 대신 LED 조명을 이용해서 전력 소모와 부피를 줄였다.
무게도 325g에 불과해 노트북을 가지고 다니면서 각종 증명서나 신청서를 스캔받아 전송해야 하는 영업사원이나 현장 직원에게도 편리하다. 최대 해상도는 600×600dpi이고 A4 문서와 명함, 신분증, 플라스틱 카드 등 다양한 크기의 문서를 그대로 스캔 받을 수 있는 것이 특징이다. 스캐너 수명은 최대 30만 장이며 가격은 20만 원대.
◇ USB 키보드로 아이폰에서 ‘카톡’날린다?=요즘은 전화통화나 이메일 뿐만 아니라 카카오톡, 마이피플, 아이메시지 등을 이용해 주고 받는 문자 메시지도 업무 진행을 위한 커뮤니케이션 수단 중 하나다. 전화통화가 힘든 회의중이나 일일 업무 보고, 혹은 증거를 간단하게 남기고 싶은 중요한 사안을 의논한다면 문자메시지를 이용하는 것이 편리하다. 하지만 키보드·마우스에서 손을 차마 뗄 수 없는 업무시간에 문자메시지가 날아온다면 스마트폰을 집어들고 일일이 화면을 누르며 답장을 보내기 매우 번거롭다.
옴니오(www.wowkeys.net)가 선보인 와우독은 애플 아이폰4·4S나 아이패드, 아이팟을 충전할 수 있는 애플 기기 독에 PC용 USB 케이블을 연결해 쓸 수 있는 기능을 합쳤다. 평소에는 키보드로 입력한 내용이 PC에 바로 전달되지만 전환 버튼을 누르면 아이폰으로 전달되는 방식이다. 와우독에 키보드와 아이폰을 연결한 상태에서는 키보드로 글자를 입력하고 엔터(Enter)만 누르면 상대방에게 메시지가 전달된다.
물론 충전기능도 함께 갖추고 있다. PC에서 전원을 공급받는 방식이며 USB 전원출력량을 높이는 기능이 메인보드에 내장되어 있다면 충전 속도도 높일 수 있다. 애플 공식 인증을 받아 고장이나 오동작 염려 없이 아이폰을 꽂을 수 있다는 것도 큰 장점이다. 키보드에서 손을 떼지 않고 문자메시지를 주고받을 수 있어 편리한데다 주위에 ‘열심히 일한다’는 이미지까지 줄 수 있어 일거양득(一擧兩得)이다. 가격은 7만 원대.
◇ USB 메모리, 이제는 ‘암호화’로 지켜라=신입생이나 사회생활을 처음 시작하는 직장인들에게 요긴한 제품으로 USB 메모리를 들 수 있다. 물론 가격이 낮아지면서 내 돈 주고 사기는 아깝고 공짜로 받아도 기쁘지 않은 감은 있다. 하지만 은행·증권사용 공인인증서나 업무에 항상 활용하는 서식 파일을 어디서나 간편하게 열어볼 수 있어 통신사나 포털에서 제공하는 무료 클라우드 보조 수단으로 손색이 없다.
그러나 USB 메모리를 잃어버렸을 경우 후폭풍도 만만찮다. 평소에 백업을 게을리 하지 않았다면 USB 메모리 값만 날리고 끝나겠지만 초점을 데이터로 살펴보면 문제가 커진다. 먼저 주민등록증이나 운전면허증, 여권 사본을 넣어 두고 다녔다면 개인정보 도용을 걱정해야 한다. 잃어버린 USB 메모리가 악의를 가진 사람 손에 들어가면 사진이나 동영상이 무차별 유포될 수도 있다.
트랜센드(kr.transcend-info.com) 젯플래시 560은 슬라이드 방식 USB 메모리다. USB 단자에 연결할 때만 스위치를 밀어 단자를 꺼내는 방식이며 체스판 패턴이 적용되어 고급스러워 보인다. ‘트랜센드 엘리트’ 프로그램을 내려 받아 설치하면 중요한 파일을 256비트 AES 암호화 방식으로 압축해 함부로 못 열게 할 수 있다. 윈도 운영체제와 맥OS X를 모두 지원하며 16GB 버전을 4만원 내외에 살 수 있다.