[ET단상]워크스마트 시대의 통합문서관리서비스

워크스마트(Work Smart)가 기업들 사이의 주요 화두다. 정보기술(IT) 고도화에 따른 협업과 융합(컨버전스)으로 PC와 모바일, 네트워크 등 IT를 활용해 업무 효율성을 극대화할 수 있는 시스템 구축이 가능해졌기 때문이다.

워크스마트란 워크하드(Work Hard)의 반대 개념으로, 개인의 창의력을 살리고 업무 효율성을 높일 수 있도록 일과 생활의 균형을 맞춤으로써 기업의 경쟁력 향상을 도모하는 것을 말한다.

기업이 워크스마트를 실현하려면 시간과 공간, 일 등 다양한 요소를 적절히 활용해 시너지 효과를 낼 수 있는 최적 시스템을 구축해야 한다. 여기서 기업의 공간인 사무환경이 가장 중요하다. 사무환경 가운데 가장 많은 비중을 차지하는 부분은 바로 문서 출력 관리다.

기업의 비즈니스 환경 개선과 업무 효율성 향상을 위해 최적화된 기업 출력 시스템 구축은 필수다. 하지만 대부분의 기업은 문서 출력 구조가 어떻게 설계돼 있는지, 비용은 얼마나 지출되는지 등을 체계적으로 관리하기가 힘든 상황이다.

이런 점에서 지난 2007년부터 국내 시장에 본격 도입되기 시작한 통합문서관리서비스(MPS)는 워크스마트 시스템 구축을 위한 필수불가결한 요소로 주목받고 있다. MPS는 아웃소싱을 통해 프린터 설치부터 소모품 관리, 애프터서비스(AS)까지 기업 문서 출력 환경을 통합·관리해 불필요한 낭비 요소를 제거하고 기업 경쟁력을 향상시키는 서비스다.

MPS는 기업의 업종과 서비스 등 다양한 출력 환경에 따른 기업 요구에 알맞게 맞춤형 프린팅 솔루션을 선택할 수 있다는 점에서 비용 절감과 업무 생산성 향상을 동시에 구현할 수 있는 장점이 있다. 과거 문서 출력을 위해 각각으로 존재하던 복사기와 프린터가 MPS를 통해 하나의 네트워크로 시스템화하면서 기업 경쟁력 향상 도구로 활용되고 있는 것이다.

가트너에 따르면 기업 문서 출력 환경을 MPS로 최적화하면 기존 지출 비용의 30%를 절감할 수 있다. 또 이미 MPS를 도입한 수많은 기업이 큰 효과를 보았고, 인건비 절감과 보안 강화 등의 부수적인 효과까지 얻는 것으로 나타났다.

국내외 프린터 업체는 단순히 출력 장비 속도를 고려한 MPS 개발이 아닌 기업의 비즈니스 환경에 최적화된 솔루션 개발로 기업 경쟁력 향상에 기여하고 있다. 글로벌 프린터 기업 렉스마크코리아도 일찌감치 국내 기업의 프린팅 환경을 감안한 한국형 MPS를 개발해 공급하고 있다. 글로벌 기업의 앞선 경험을 바탕으로 분야별, 업종별 상황과 특성에 따라 세분화해 기업의 예산과 사무환경에 적합한 최적의 솔루션을 제공하고 있다. 업무 효율성 극대화에 초점을 맞춰 유연한 확장성을 토대로 기종에 관계없이 독립적으로 운영할 수 있고, 자산관리 시스템과 인사관리 시스템, 통합인증제품(싱글사인온) 등 변화된 조직이나 외부 시스템에 연동이 가능하다.

본격적 워크스마트 시대 도래와 함께 앞으로 기업 MPS 수요는 규모나 업종에 관계없이 더욱 늘어날 것으로 보인다. 프린터 업체 역시 스마트 기기와 클라우드 서비스 등 나날이 발전하는 기술과 적절히 융합함으로써 보다 진화한 프린팅 솔루션을 제공해 나가고 있다. 워크스마트 시대에 맞춰 MPS 역시 스마트하게 진화해 나갈 것이다.

신현삼 렉스마크코리아 대표 hshin@lexmark.com