편리함과 다양한 기능을 갖춘 엑셀은 세계에서 가장 많이 사용되는 스프레드시트지만 협업의 어려움 등 몇몇 이유로 예산수립과 예측(Budgeting and Forecasting) 업무에는 적합하지 않아 보인다. 데이터 전문매체 스마터데이터콜렉티브는 9일 엑셀이 예산수립에 최악의 툴인 다섯 가지 이유를 소개했다.
우선 엑셀은 복수 사용자를 지원하지 않는다. 예산 책정에는 여러 부서 담당자 간 공동작업이 필요하다. 엑셀로 공동 작업을 하려면 복사본을 부서별 담당자에게 보내고 업데이트 자료가 올 때까지 기다려야 한다. 여러 명에게 복사본을 모두 보낼 수 있지만 이를 취합해야 하는 `중노동`이 기다린다.
다음으로 개별 메일을 보낼 때는 보안 우려가 뒤따른다. 예산은 기업의 중요 데이터다. 이메일로 파일이 전달되면 정보가 외부로 유출될 가능성이 매우 크다. 파일 용량이 크면 메일로 전달이 되지 않는다.
이어 매크로와 함수 같은 기능을 사용해 서식(템플릿)을 만들 경우에는 파일 자체에 문제가 생긴다. 사용자들이 임의로 열과 행을 추가, 삭제하거나 손대서는 안 될 곳에 정보를 입력하면 계산 결과가 달라진다. 담당자는 이를 일일이 수정해야 한다.
업무 흐름 파악도 어렵다. 일단 다른 사람에게 파일이 전달되면 업무가 어느 정도 진척됐는지 모니터링 할 방법이 없다. 어디서 누가 파일을 검토하는지 알기 힘들다. 예산 관련 담당자들이 서로 다른 버전을 사용하는 경우에는 기능상 제약이 따를 수 있다.
스마터데이터콜렉티브는 엑셀이 빠르고 단순해 폭넓게 사용되지만 예산 수립 작업에 사용할 경우 자칫 심각한 문제를 불러 올 수 있다고 충고했다. 예산 수립 전용 애플리케이션이 있으며 웹 기반 서비스형 소프트웨어(SaaS) 제품 사용도 한 방법이라고 전했다. 마이크로소프트가 셰어포인트, 오피스 365를 내 놓은 것도 단점을 극복하고 협업 기능을 강화하기 위해서다.
안호천기자 hcan@etnews.com
