[글로벌 이노베이션 DNA]마이크로소프트 `프리스타일 워크플레이스`

분야를 막론하고 모든 기업이 혁신을 부르짖는다. 하지만 구호만으로는 요원하다. `사는 공간을 바꾸지 않으면 사람은 바뀌지 않는다`는 말이 있다. 사무실은 직장인이 하루 중 대부분의 시간을 보내는 중요한 장소다. 마이크로소프트는 `스마트 오피스` 분야에서 어느 글로벌 기업보다도 일찍 혁신을 이뤘다. 이 대열에 지난달 한국지사도 동참했다. 한국 오피스를 중심으로 마이크로소프트 스마트 워크를 살펴봤다.

마이크로소프트 직원이 `프리스타일 워크플레이스` 시스템이 적용된 회의실에서 회의를 진행하고 있다.

◇`3無` 업무 공간=새롭게 단장한 한국마이크로소프트 사무실에는 전화기와 지정좌석, 각종 선(전기코드) 세 가지가 없다. 모든 디바이스와 서비스가 개인별 업무와 구성원 간 협업 동선을 중심으로 설계하기 위해서다.

회사 내부에는 유선 전화기 대신 전용 커뮤니케이션 프로그램이 PC와 지급된 모바일 기기에 내장돼 있다. 전화, 문자메시지, 이메일, 소셜네트워크서비스(SNS) 등 그때그때 상황에 맞는 방식으로 소통할 수 있다. 자신의 업무를 사무실 시설이나 시스템에 맞출 필요 없이 각자 업무 스타일에 맞는 업무공간을 능동적으로 선택하는 셈이다.

지정 좌석도 없다. 칸막이와 지정좌석 없이 각 직원은 출근하면 원하는 자리에 앉는다. 부서별로 모여 앉지도 않는다. 기존의 개인별 지정좌석의 틀에서 벗어나 그날의 업무에 가장 최적화된 공간을 선택해 업무 효율을 극대화할 수 있게 됐다. 칸막이를 없애고 직원 각자의 개성을 살려 재능을 최대한으로 발휘하도록 했다. 또 사무실 어디에도 밖으로 나와 있는 선이 보이지 않는다. 회의나 업무에 필요한 모든 통신 네트워크가 건물 내벽에 들어가 있다.

사무실에 들어서면 회사가 아닌 `디자인 하우스`에 들어선 느낌을 준다. 전체적인 콘셉트는 딱딱한 직선이 아닌 유연한 `곡선`과 `원형` 이미지 중심이다. 가장 먼저 눈에 띄는 장소는 휴식공간 `허브`다. 하루 중 직원이 자주 들르지만 그동안 사무실 구석에 배치했던 탕비실을 중심 공간으로 확장했다.

◇사람 중심의 설계 철학= 프리스타일 워크플레이스 또 하나의 특징은 사람 중심의 철학으로 설계됐다는 점이다. 사무실 내에서 동료 간의 세대 차이, 서로 다른 업무 스타일에 대한 배려가 녹아 있다.

베이비부머 세대와 X세대, N세대 등 다양한 세대가 공존하고 있지만 나이와 직급에 따라 자리를 배치하는 것이 아니라 언제든 모여서 회의하고 다시 흩어져 업무 환경에 맞는 장소에서 자율적으로 일할 수 있다. 전통 세대를 위한 획일화된 사무공간과 X세대, N세대를 위한 유연한 근무공간의 장점을 차용하되 서로 다른 세대가 협업할 수 있는 새로운 공간이 되도록 설계했다는 설명이다.

사무실을 포함해 고객사 등에서 외근을 하거나 재택근무를 하는 다양한 업무스타일을 고려한 점도 특징이다. 실제로 마이크로소프트 한국지사 직원의 50%는 외근 비중이 높아 사무실을 자주 비우는 것으로 조사됐다. 이렇게 탄생한 새로운 업무공간의 대표적인 예가 `터치다운`이다. 터치다운은 이동이 잦은 업무를 하는 직원과 방문고객을 위해 잠깐 앉아 업무를 볼 수 있도록 만들어진 간이 책상이다.

터치다운이 설치된 공간은 기존 사무실 구조에서 상급자가 등지고 앉던 창가자리를 십분 살린 것으로, 통유리로 보이는 시야를 즐기며 일할 수 있다. 서피스, 윈도폰 등 마이크로소프트의 모바일 디바이스는 일반 PC환경과 동일한 업무 환경을 제공하기 때문에 어떤 환경에서도 직원들의 업무 연속성이 보장된다는 설명이다.

◇기대효과 = 마이크로소프트 자체 조사에 따르면 이번 스마트워크 도입 이후 개인의 업무 효율성은 이전 대비 20% 상승할 것으로 보인다. 비형식적 차원의 협업 개선 정도는 24% 향상되고, 전반적인 업무공간에 대한 만족도 향상 비율은 31%가 올라간다. 이외에 팀 효율성은 27% 오르고 형식적 차원의 협업 개선 정도는 20%였다.

고객 이미지 개선은 21% 좋아지는 것으로 조사됐다. 특히 커뮤니케이션 기술을 적절하게 활용해 협업 역량을 강화할 수 있다는 설명이다. 마이크로소프트 관계자는 “내가 가는 곳이 언제나 일하는 곳이라는 마인드 전환과 함께 불필요한 이동을 최소화해 더 많은 고객 비즈니스를 창출할 수 있을 것”이라고 설명했다.

김 제임스 한국마이크로소프트 사장은 “새롭게 단장한 오피스는 디바이스와 서비스 기업으로서의 마이크로소프트의 비전을 가장 이상적으로 구현했다”며 “우리는 지난 25년간의 노력과 마찬가지로 새롭게 열어나갈 프리스타일 워크플레이스 시대에 한국 IT산업과 경제 발전의 동반자로서의 책임을 다해나갈 것”이라고 말했다.


마이크로소프트 프리스타일 워크플레이스 비전

정미나기자 mina@etnews.com