[리더의 성공을 돕는 문제상황 탈출법]<44>워크스마트-공간(Space)

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직원들의 업무 시간은 늘었는데 오히려 생산성은 떨어져 고민인 A사장. 업무시간에 효율성을 높이는 기막힌 방법은 없을까? 신문을 읽던 A사장은 눈에 쏙 들어오는 기사를 하나 발견했다. ‘21세기에 생산성을 높이려면 직원들이 똑똑하고 창의적으로 일할 수 있도록 워크스마트(Work Smart)를 도입해야 한다.’ “뭐? 워크스마트? 최첨단 IT 인프라를 구축하라는 말인가?” 그런데 기사를 자세히 읽어 보니 ‘진정한 워크스마트란 직원들이 일하는 사무실부터 바꾸는 것’이라고 쓰여 있다. 직원들이 효과적이고 똑똑하게 일할 수 있는 사무실 환경이란 과연 어떤 모습일까?

워크스마트란 IT 인프라를 구축하는 것이 전부가 아니다. 진정한 워크스마트란 창의적인 아이디어를 바탕으로 똑똑하게 일하는 것을 말한다. 그렇다면 워크스마트로 가는 첫걸음은 무엇일까. 그것은 바로 ‘스페이스(공간)’, 즉 사무실 환경을 바꾸는 것이다. 사무실은 직원들이 일하는 공간이며, 이 공간의 분위기에 따라 창의성이 좌우된다.

사무실이라는 공간이 딱딱하고 숨 막히는 공간이라면 직원들의 마인드는 어떨까. 당연히 맡은 업무만 빨리 끝내고 집으로 돌아가 쉬고 싶다는 직원들이 많아질 것이다. 이렇게 개인주의에 빠진 직원이 많다면 아이디어가 샘솟는 창의적인 조직이 될 수 없다. 창의적인 아이디어는 직원들이 개인주의 성향에서 벗어나 서로 활발히 소통하고 협력할 때만 나오는 것이다. 그렇다면 창의적인 조직을 만들려면 사무실 분위기를 어떻게 바꿔야 할까. 크게 세 가지를 바꿔야 한다.

첫째, 자기 일만 하는 사무실에서 서로가 소통하고 협력할 수 있는 사무실로 바꿔야 한다. 그러려면 우선 직원들 간에 존재하는 물리적인 거리부터 줄여야 한다. 직원 간 커뮤니케이션 빈도를 연구한 논문을 보면 직원들은 모두 같은 공간에 있을 때 가장 커뮤니케이션 빈도가 높았으며 팀워크도 좋고 구성원 간 친밀도도 높았다.

둘째, 직원들이 서로를 볼 수 있도록 사무실을 설계해야 한다. ‘워크스마트 실천 방안’이라는 한 연구보고서에 따르면 시야에 들어오는 사람의 수가 많으면 많을수록 커뮤니케이션 빈도가 증가했다. 거리를 좁히는 데 그칠 것이 아니라 서로 자주 마주쳐야 커뮤니케이션이 활성화된다는 것이다.

등을 돌리고 앉아 있는 사무실 구조보다는 파티션을 낮추고 서로 마주 보는 사무실 구조가 직원 간 커뮤니케이션에 더 효과적이다. 또 회사 곳곳에 직원들이 서로 마주칠 수 있는 공간을 만들어야 한다. 예를 들어, 사무실 가운데 회의실을 설치하고 직원들이 더 자주 드나들 수 있도록 공동 사무용품과 복사기를 그곳에 배치하는 것이다.

‘단지 사무실 구조만 변경했는데 매출이 오를까?’라는 의문은 미국의 금융회사 SEI인베스트먼트 사례에서 풀릴 수 있다. SEI인베스트먼트는 사무실을 하나의 큰 공간으로 만들고, 직원들이 자주 마주치는 곳에 휴게 공간을 여러 개 배치해 쉼터를 제공했다. 또 책상 의자에 바퀴를 달아 직원들이 이동을 쉽게 하도록 했다.

개혁 초기에는 직급이 높은 관리직 위주로 이직이 속출했다. 10~15%의 직원들이 회사를 떠났다. 그러나 사무실 개혁을 실시한 지 2년 후부터 5년간 직원 수는 큰 변화가 없었고, 연간 40%의 매출성장률을 달성했다. 이후 회사는 직원들에게 사무실 개혁에 대한 설문조사를 실시했다. 거의 대부분의 직원들이 “직원 간 커뮤니케이션이 활발해져 의사결정이 빨라졌고, 업무 몰입도가 높아졌다”고 답했다.

한편, 폐쇄된 공간에서 업무에 집중하고 싶은 직원들도 있게 마련이다. KT는 개방된 사무실 외에 ‘벌집 오피스’라는 별도의 독립 사무실 공간을 설치하고 고도의 집중력을 요하는 업무를 할 때 이용할 수 있도록 했다. 그 결과, KT 전 직원의 업무 집중도가 이전보다 42.9%나 늘었고, 스트레스는 19.3% 감소한 것으로 나타났다.

생산성과 창의성을 높이는 똑똑한 사무실이란 모두가 언제든지 활발히 토론할 수 있을 만큼 직원 간 거리가 가깝고 자주 볼 수 있는 곳이어야 한다. 이뿐 아니라 고도의 집중력을 요하는 업무를 위해 별도의 독립 공간을 마련한다면 생산성을 더욱 높일 수 있을 것이다. 직원들의 생산성과 창의성을 높이고 싶다면 지금 당장 사무실 개혁부터 시작하자.

공동기획:전자신문·IGM창조비즈킷