대부분의 기업에서는 업무의 정보화를 통해 경쟁력을 향상시키고 있다. 그러나 여전히 일부 업무는 아날로그로 남아있는 것이 현실이다. 디지털사회로의 전환이 가속되면서 아날로그 영역의 디지털화가 주요 이슈로 대두되고 있다. 그 중 대표적인 분야인 문서관리 분야에서 디지털화를 잘 하기 위한 의견을 제시하고자 한다.
기업문서의 개념은 단순히 업무를 위해 부수적으로 발생하는 산출물이 아니다. 문서는 구성원이 업무 목표를 달성하기 위해 가독성 및 정보전달의 효율성을 고려해 작성하는 업무 전달 수단으로 이해하면 된다. 정보통신기술(ICT)이 발전하면서 단순 문서가 아닌 디지털문서로 개념이 진화했으며, 각종 정보시스템을 기반으로 처리되고 있고 최근에는 빅데이터나 인공지능(AI) 기술과의 결합으로 그 중요성이 강조되고 있는 상황이다. 또 규제측면에서도 개인정보보호, 산업별로 제출해야하는 각종 증빙 등의 제출 요구도 강화되고 있다. 이를 효율적으로 관리하기 위한 종합적인 개념을 문서관리라고 하므로 단순 시스템 도입 방식으로 디지털문서 전환을 접근하는 경우 실패할 확률이 높다.
그렇다면 디지털 중심의 문서관리를 기업에 정착시키려면 어떠한 노력이 필요할까? 필자는 기업의 디지털문서관리 고도화를 위한 전제조건을 아래와 같이 제안한다.
첫 번째, 디지털문서관리의 중요성을 인식하고 이를 전사적으로 적용하기 위해서 의사결정자가 적극적인 의지를 가지고 추진하는 것이다.
두 번째는 의사결정자의 의지를 반영해서 디지털문서관리를 고도화하기 위한 정책을 수립하는 것이다. 전사적으로 부족한 부분을 확인하고 이를 요소별로 개선할 수 있는 실질적인 수단이 포함돼야 한다.
세 번째는 디지털문서관리 관련 각종 정보시스템 또는 서비스의 활용과 더불어 내부 구성원의 역량을 강화시키는 것이 중요하다. 앞서 언급한 봐와 같이 문서관리는 법적인 부분, 거래처와의 상호 교류 등 정보시스템으로 처리하기 곤란한 부분이 존재하므로 이를 처리하는 담당자들의 업무 역량을 향상시키는 노력이 필요하다.
마지막으로 위의 모든 노력을 기업에 정착시키기 위한 전사적인 노력이 필요하다. 기업의 특성상 기존 업무 관행을 유지하려는 경향이 강한데 이를 극복하여 조직 전체에 정착할 수 있도록 적절한 혜택과 수단을 제공하는 것이 좋다.
결론적으로 정리하면, 기업에서 업무를 완전히 디지털로 변화시키기 위해 필요한 것은 경영진의 의지와 구성원의 노력이라고 할 수 있는데 여기서 큰 도움이 될 수 있는 것이 교육 및 훈련이라고 할 수 있다. 디지털 중심의 문서관리 고도화라는 복합적인 목표를 달성하기 위해 관련 법제도, 정보시스템, 문서 생애주기 등을 파악해야 하는데 교육이 가장 효율적인 대안이기 때문이다. 디지털사회에서의 성공적인 기업들은 수집되는 데이터를 효율적으로 관리하면서 내부에서 활용할 수 있는 디지털문서 형태로 생성할 것이고 이를 외부 및 관련 규제 기관에 전달하는 일련의 과정을 통제할 수 있을 것이며 각 과정에서 수집되는 정보 역시 활용 가능한 형태로 저장 및 관리되어 기업의 자산이 될 것이다. 앞으로 기업들의 디지털 전환이 가속화되는데 디지털문서관리가 기본 인프라가 될 수 있도록 많은 관심과 지원이 필요한 시점이다.
전일 한국디지털문서플랫폼협회 사무국장 ijeon@dca.or.kr